Organiser un marché de Saint-Nicolas, étape par étape
Un marché de Saint-Nicolas demande surtout une bonne séquence de préparation. Commencez par réserver le lieu, vérifier les autorisations et confirmer les stands avant de vous occuper de la décoration ou des cadeaux. Ensuite, construisez le plan des visiteurs, répartissez les bénévoles et verrouillez la restauration. Les oublis les plus fréquents concernent les branchements électriques, la monnaie, les besoins alimentaires et les consignes données trop tard aux exposants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu du marché
- 2
Vérifier le permis
- 3
Inviter les stands et vendeurs
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Répartir les stands
2 personnes
- 7
Réserver Sinterklaas et les Pieten
- 8
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Réserver le catering
- 11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 12
Élaborer le parcours et le plan de sécurité
2 personnes
- 13
Créer un plan pour les visiteurs
- 14
Concevoir la signalétique
- 15
Fixer les stands du marché
- 16
Envoyer les consignes aux bénévoles
- 17
Prévoir la monnaie en espèces
- 18
Faire les courses
3 personnes
- 19
Trier la décoration
2 personnes
- 20
Emballer les kruidnoten
3 personnes
- 21
Préparer les coffrets cadeaux
3 personnes
- 22
Préparer les en-cas
4 personnes
- 23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 24
Remettre le lieu propre
3 personnes
- 25
Monter les tentes et les stands
8 personnes
- 26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
- 27
Brancher l’alimentation et l’éclairage
3 personnes
- 28
Suspendre la décoration
4 personnes
- 29
Aménager les stands
8 personnes
- 30
Installer les activités pour enfants
3 personnes
- 31
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
- 32
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
Événement
- 33
Accueillir les bénévoles
2 personnes
- 34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 35
Tenir les stands
12 personnes
- 36
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
- 37
Accompagner le programme de Sinterklaas
4 personnes
- 38
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
- 39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 40
Servir des boissons chaudes
2 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Rassembler les déchets
2 personnes
- 43
Fermer les caisses
2 personnes
- 44
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 45
Démonter les stands
8 personnes
- 46
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 47
Faire la vaisselle
3 personnes
- 48
Nettoyer le lieu
5 personnes
- 49
Trier la décoration et le matériel
3 personnes
- 50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 51
Ranger les courses restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 8
- Tables pliantesqté 18
- Chaises pliantesqté 50
- Nappesqté 18
- Barrières de sécuritéqté 20
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Assiettes réutilisablesqté 200
- Couverts réutilisablesqté 200
- Plateaux de serviceqté 10
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 5
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 6
- Pinces de serviceqté 10
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Micro sans fil
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 10
- Caissesqté 3
- Caisses à monnaieqté 3
Décoration
- Bannière de Sinterklaasqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Ballonsqté 100
- Branches de sapin artificiellesqté 20
- Panneaux de signalisationqté 12
- Pancartes de tableqté 20
- Étiquettes nominativesqté 100
Activités
- Tables de loisirs créatifsqté 4
- Crayons de couleurqté 12
- Marqueursqté 12
- Tabliers pour enfantsqté 20
- Sets de ciseaux pour enfantsqté 10
- Tapis de bricolageqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Bacs à vaisselleqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balais à mainqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et vérifiez le permis au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Cette étape conditionne la disposition des tentes, des stands, des barrières et des accès électriques.
- Confirmez les vendeurs 4 à 6 semaines à l’avance, puis traitez les inscriptions et attribuez chaque emplacement sur un plan. Envoyez les dimensions du stand, les horaires d’arrivée et les règles d’installation dans le même message.
- Préparez le parcours des visiteurs avant de fixer les stands. Gardez des passages d’au moins 1,20 mètre, placez la signalétique aux entrées et prévoyez les passe-câbles avant le montage des rallonges et multiprises.
- Demandez les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement et confirmez le catering une semaine avant. Mettez les boissons au frais le jour même et vérifiez le nombre de machines à café, bouilloires et thermos disponibles.
- Donnez aux bénévoles leurs horaires, leur point de rendez-vous et leur rôle 5 à 7 jours avant. Le matin du marché, gardez une caisse avec la monnaie, terminez les coffrets cadeaux et emballez les kruidnoten avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Saint-Nicolas ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Il faut réserver le lieu, vérifier le permis, recruter les vendeurs et confirmer le catering avant les dernières semaines de préparation.
- Quand faut-il inviter les stands et les vendeurs ?
- Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant le marché. Fixez une date limite d’inscription située environ 4 semaines avant l’événement afin de pouvoir répartir les emplacements et finaliser le plan.
- Comment organiser la sécurité d’un marché de Saint-Nicolas ?
- Préparez le parcours et le plan de sécurité au moins 3 semaines avant. Prévoyez des passages d’au moins 1,20 mètre, des barrières aux zones sensibles et des passe-câbles pour toutes les rallonges traversant un passage.
- Quand préparer les cadeaux et les sachets de kruidnoten ?
- Préparez les coffrets cadeaux et les sachets de kruidnoten 1 à 2 jours avant, puis faites un comptage final le matin même. Gardez une réserve de 5 à 10 % pour les visiteurs supplémentaires ou les emballages abîmés.
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