Zo organiseer je een kamp voor jonge mantelzorgers

Begin met de datum, locatie en het verwachte deelnemersaantal. Daarna regel je aanmeldingen, toestemmingen, medische informatie en noodcontacten voordat je groepen en begeleiders indeelt. Werk het programma uit met activiteiten, rustmomenten en een concreet regenprogramma. In de laatste week bevestig je vervoer en locatie, controleer je de weersverwachting en leg je materialen, EHBO en medicijnen per groep klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemersaantal bepalen
2 personen
3
Aanmeldformulier opstellen
2 personen
4
Toestemmingsformulier opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Medische informatie verzamelen
2 personen
9
Noodcontacten controleren
2 personen
10
Toestemmingen controleren
2 personen
11
Deelnemerslijst maken
12
Groepsindeling maken
2 personen
13
Begeleiders indelen
2 personen
14
Programma uitwerken
2 personen
15
Activiteiten voorbereiden
3 personen
16
Reservering locatie bevestigen
17
Reservering vervoer bevestigen
18
Weersverwachting controleren
19
Regenprogramma klaarzetten
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Materialen labelen
2 personen
24
EHBO-tas controleren
25
Medicijnen veilig klaarzetten
2 personen
26
Deelnemersinformatie printen
27
Afspraken met begeleiders delen
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Activiteitenhoeken inrichten
4 personen
32
Versiering ophangen
2 personen
33
Registratietafel klaarzetten
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Welkomstsnacks klaarzetten
2 personen
36
Begeleiders instrueren
2 personen
37
Deelnemers ontvangen
4 personen
38
Aanwezigheid registreren
2 personen
39
Noodcontacten bereikbaar houden
40
Welkom en uitleg geven
2 personen
41
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
42
Pauzedranken bijvullen
2 personen
43
Buitenactiviteit begeleiden
5 personen
44
Creatieve activiteit begeleiden
4 personen
45
Fruit en snacks serveren
2 personen
46
Handen wassen begeleiden
2 personen
47
Buffet klaarzetten
4 personen
48
Avondmaaltijd serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Servies verzamelen
3 personen
51
Avondspel begeleiden
4 personen
52
Rustige praatgroep begeleiden
2 personen
53
Campinglegenden vertellen
2 personen
54
Laatste snacks serveren
2 personen
55
Deelnemers uitchecken
3 personen
56
Ophaalcontacten controleren
2 personen
57
Deelnemers veilig overdragen
3 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Activiteitenmateriaal sorteren
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Koelboxen leegmaken
2 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen
66
Materialen terugbrengen
2 personen
67
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
68
Locatieoverdracht afronden
69
Ouders nazorginformatie sturen
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Declaraties en bonnen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Partytentenaantal 3
Picknickkledenaantal 8
Klaptafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 5

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Megafon
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Badmintonsetsaantal 4
Ballenpomp

Activiteiten

Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8
Tekenpapieraantal 100
Kleurpotlodenaantal 40
Viltstiftenaantal 40
Scharenaantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Touwaantal 3
Post-itsaantal 12
Pennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 45

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-tassenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Fluitjesaantal 6
Reflectiehesjesaantal 8
Medicijnbox

Registratie

Clipboardsaantal 4
Documentenmappenaantal 6
Pennendozenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel medische informatie, dieetwensen en noodcontacten meteen bij de aanmelding. Controleer uiterlijk één week voor vertrek of alle toestemmingen binnen zijn en of telefoonnummers nog kloppen.
Maak de groepsindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Zet per groep de begeleider, deelnemers, bijzonderheden en benodigde materialen op één overzicht.
Plan naast sportactiviteiten zoals voetbal, volleybal en badminton ook vaste rustmomenten. Een programma met blokken van 45 tot 60 minuten voorkomt dat deelnemers en begeleiders te lang doorgaan.
Regel het regenprogramma voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, binnenruimtes of alternatieve activiteiten nodig zijn.
Label materialen per activiteit en controleer de EHBO-tas en medicijnen afzonderlijk. Leg medicijnen veilig klaar volgens de afgesproken instructies en wijs één verantwoordelijke begeleider aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kamp voor jonge mantelzorgers organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vervoer en aanmeldformulier. Plan de controle van toestemmingen, medische gegevens en noodcontacten in de laatste 7 dagen.
Welke gegevens moet je verzamelen bij de aanmelding?: Vraag minimaal naam, contactgegevens, dieetwensen, medische informatie en een noodcontact. Laat ook toestemming vastleggen voor deelname en controleer ontbrekende formulieren uiterlijk één week voor het kamp.
Hoe deel je jonge mantelzorgers en begeleiders in?: Maak groepen zodra het deelnemersaantal definitief is en koppel per groep minimaal één vaste begeleider aan. Deel vooraf ook bijzonderheden, rustbehoeften en materiaalbehoefte, zodat de begeleiding niet pas op locatie hoeft te improviseren.
Wanneer moet je een regenprogramma klaar hebben?: Werk het regenprogramma uiterlijk één week vooraf uit en controleer het opnieuw 48 uur voor vertrek. Zorg dat activiteiten, materialen en een geschikte binnen- of overdekte plek dan al bekend zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.