Checklist voor een Sinterklaasmarkt organiseren

Een Sinterklaasmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Reserveer eerst de locatie, controleer de vergunning en leg vast hoeveel verkopers, vrijwilligers en bezoekers je verwacht. Daarna volgen de indeling, catering, stroom, veiligheid en communicatie. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen en het klaarzetten van kruidnoten en geschenkpakketten. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde regelt en wat op de dag zelf vaak te laat wordt opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktlocatie reserveren
Vergunning controleren
Kramen en verkopers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Kramen indelen
2 personen
Sinterklaas en Pieten boeken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Route en veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Bewegwijzering ontwerpen
Marktkramen bevestigen
Vrijwilligersinstructies versturen
Contant wisselgeld opnemen
Boodschappen doen
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Kruidnoten verpakken
3 personen
Geschenkpakketten klaarmaken
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Tenten en kramen opbouwen
8 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Stroom en verlichting aansluiten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kramen inrichten
8 personen
Kinderactiviteiten klaarzetten
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Kramen bemannen
12 personen
Sinterklaas ontvangen
3 personen
Sinterklaasprogramma begeleiden
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kramen afbreken
8 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Decoratie en materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 8
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 18
Afzethekkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 200
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmwaterketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 5
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Kassa'saantal 3
Geldkistjesaantal 3

Decoratie

Sinterklaasbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Kunstmatige dennentakkenaantal 20
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 20
Naamstickersaantal 100

Activiteiten

Knutseltafelsaantal 4
Kleurpotlodenaantal 12
Stiftenaantal 12
Kinderschortenaantal 20
Kinderschaarsetsaantal 10
Knutselmattenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afwasteilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling uiterlijk één week vooraf vast. Houd ruimte vrij voor de route, afzethekken, bewegwijzering en een veilige doorgang rond de kramen.
Controleer stroompunten vóór je koffiezetapparaten, warmwaterketels en geluidsinstallatie toezegt. Plan verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten mee, zodat kabels geen looproutes kruisen.
Maak de vrijwilligersindeling minimaal 7 dagen vooraf en stuur de instructies daarna direct rond. Plan naast opbouw en verkoop ook mensen voor ontvangst, catering, begeleiding van Sinterklaas en opruimen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor de markt en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet dranken pas op de ochtend zelf koud en controleer vooraf of er genoeg herbruikbare bekers, borden en bestek zijn.
Neem contant wisselgeld uiterlijk één werkdag vooraf op en verdeel het over de kassa’s en geldkistjes. Leg ook vast wie de kassa beheert en waar geld tijdens de markt veilig wordt opgeborgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en uitnodigingen voor verkopers. Reserveer Sinterklaas en Pieten, catering en materiaal uiterlijk 6 weken voor de markt.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Sinterklaasmarkt controleren?: Controleer dit direct bij het reserveren van de locatie, dus idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Sommige aanvragen hebben meerdere weken verwerkingstijd; wacht daarom niet tot de laatste maand.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Sinterklaasmarkt?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per 2 à 3 actieve onderdelen, plus 2 mensen voor opbouw en 2 voor opruimen. Plan op de marktdag extra bezetting tijdens de aankomst van Sinterklaas en de drukste verkoopuren.
Wanneer moet ik de kramen en catering definitief bevestigen?: Bevestig het aantal kramen en de catering uiterlijk 2 weken vooraf, zodra de aanmeldingen en dieetwensen grotendeels binnen zijn. Stuur de definitieve plattegrond en aantallen daarna nog één keer naar alle betrokkenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.