Checklist para organizar el Mercado de San Nicolás
Organizar el Mercado de San Nicolás requiere coordinar el recinto, los puestos, los vendedores, las actividades y la atención a los visitantes. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: primero permisos y reservas, después inscripciones, distribución y seguridad, y al final compras, montaje y limpieza. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como recoger las preferencias alimentarias, comprobar la electricidad y preparar el cambio en efectivo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la ubicación del mercado
Comprobar el permiso
Invitar a los puestos y vendedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Distribuir los puestos
2 personas
Contratar a Sinterklaas y Pieten
Asignar voluntarios
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Desarrollar la ruta y el plan de seguridad
2 personas
Crear un mapa para los visitantes
Diseñar la señalización
Fijar los puestos del mercado
Enviar instrucciones a los voluntarios
Retirar cambio en efectivo
Hacer la compra
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Empaquetar kruidnoten
3 personas
Preparar paquetes de regalo
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Montar tiendas y puestos
8 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar los puestos
8 personas
Preparar las actividades para niños
3 personas
Preparar el buffet de catering
4 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Evento
Recibir a los voluntarios
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender los puestos
12 personas
Recibir a Sinterklaas
3 personas
Acompañar el programa de Sinterklaas
4 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas calientes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos
8 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Clasificar la decoración y los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Carpas de fiestacant. 8
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 50
- Mantelescant. 18
- Vallas de separacióncant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Platos reutilizablescant. 200
- Cubiertos reutilizablescant. 200
- Bandejas de serviciocant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Calentadores de aguacant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 5
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Pinzas de servircant. 10
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Cajas registradorascant. 3
- Cajas de caudalescant. 3
Decoración
- Banner de Sinterklaascant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 100
- Ramas artificiales de pinocant. 20
- Carteles de señalizacióncant. 12
- Carteles de mesacant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 100
Actividades
- Mesas de manualidadescant. 4
- Lápices de colorescant. 12
- Rotuladorescant. 12
- Delantales infantilescant. 20
- Tijeras infantilescant. 10
- Tapetes de manualidadescant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Cubetas para lavarcant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por reservar el recinto y comprobar el permiso antes de invitar a vendedores: cualquier cambio de ubicación afecta al mapa, la distribución de puestos y la señalización.
- Cierra las inscripciones antes de distribuir los puestos. Deja por escrito qué necesita cada vendedor y reserva espacio suficiente para carpas, mesas, sillas y zonas de paso.
- Comprueba los puntos de electricidad durante la visita al recinto, no el día del mercado. Cuenta las máquinas de café, calentadores, altavoces y otros equipos que compartirán cada toma.
- Envía las instrucciones a los voluntarios al menos 3 días antes. Incluye horarios, responsables, ruta de seguridad, ubicación de las cajas de caudales y quién ayuda durante el montaje.
- Prepara la comida y las bebidas por fases: enfría las bebidas con antelación, empaqueta los kruidnoten y prepara los regalos antes del montaje. Así el equipo no tiene que cocinar, decorar y recibir vendedores al mismo tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar el Mercado de San Nicolás?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, comprobar el permiso, contratar a Sinterklaas y los Pieten e invitar a los vendedores. Deja los últimos 3 días para confirmar voluntarios, compras, instrucciones y preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que comprobar antes de montar los puestos?
- Comprueba el permiso, el mapa de visitantes, la distribución de los puestos, las rutas de seguridad y los puntos de electricidad. Haz una revisión final entre 24 y 48 horas antes para detectar cables, enchufes o zonas de paso sin resolver.
- ¿Cuándo se preparan las bebidas, los regalos y los kruidnoten?
- Prepara los paquetes de regalo y empaqueta los kruidnoten el día anterior si es posible. Enfría las bebidas con varias horas de margen y deja los aperitivos listos antes de abrir el recinto al público.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para el Mercado de San Nicolás?
- El número depende del tamaño del recinto y de los puestos, pero asigna como mínimo una persona responsable del montaje, otra de la acogida y otra de la seguridad y el recorrido. Confirma los turnos 3 días antes y nombra a un coordinador para resolver incidencias.
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