Zo organiseer je een Sinterklaasintocht

Begin met de datum, route en ontvangstlocatie; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Stem de route daarna af met de gemeente en controleer direct of een vergunning of melding nodig is. Leg Sinterklaas, Pieten, muzikanten, verkeersregelaars en techniek vroeg vast. Werk vervolgens het programma uit, verdeel vrijwilligers en maak een draaiboek met tijden, contactpersonen en een alternatief bij regen. Vergeet vooral de aankomst, toiletten, stroom en veilige publieksstromen niet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Locatie voor ontvangst reserveren
3
Vergunning en melding controleren
4
Sinterklaas en Pieten vastleggen
2 personen
5
Muzikanten of muziek regelen
2 personen
6
Route met gemeente afstemmen
2 personen
7
Verkeersregelaars reserveren
8
Geluid en stroom reserveren
9
Toiletten reserveren
10
Uitnodigingen opstellen
2 personen
11
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Briefing voor Sint en Pieten maken
17
Programma en tijdschema maken
2 personen
18
Noodnummers verzamelen
19
Weersverwachting controleren
20
Alternatief regenprogramma klaarzetten
2 personen
21
Routeborden en bewegwijzering maken
3 personen
22
Sinterklaascadeaus inkopen
3 personen
23
Presentjes sorteren
3 personen
24
Kleurplaten en spelmateriaal printen
2 personen
25
Decoratie controleren
2 personen
26
Geluidsapparatuur testen
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Cadeaus inpakken
4 personen
30
Catering voorbereiden
4 personen
31
Materialen naar locatie brengen
4 personen
32
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
33
Kramen en tafels opstellen
5 personen
34
Stoelen en dranghekken plaatsen
5 personen
35
Partytenten opbouwen
5 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
38
Versiering ophangen
4 personen
39
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
40
Cadeautafel inrichten
3 personen
41
Eten en drinken klaarzetten
4 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
EHBO-koffer klaarzetten
44
Verdwaalpunt inrichten
2 personen

Event

45
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
46
Vrijwilligers instrueren
3 personen
47
Publiek ontvangen
6 personen
48
Muziek bij de start verzorgen
2 personen
49
Intocht begeleiden
8 personen
50
Route veilig afzetten
6 personen
51
Sinterklaas verwelkomen
3 personen
52
Kinderen begeleiden naar podium
6 personen
53
Programma presenteren
2 personen
54
Sinterklaasliedjes begeleiden
3 personen
55
Cadeaus uitdelen
5 personen
56
Kleurplaten uitdelen
2 personen
57
Hapjes serveren
4 personen
58
Dranken bijvullen
3 personen
59
Koffie en thee serveren
3 personen
60
Dieetwensen apart serveren
2 personen
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Toiletten controleren
2 personen
63
Kinderen bij verdwaalpunt helpen
2 personen
64
Fotohoek begeleiden
2 personen
65
Avondprogramma begeleiden
4 personen
66
Laatste ronde aankondigen
67
Publiek veilig laten vertrekken
6 personen

Nazorg

68
Cadeaus en decoratie verzamelen
4 personen
69
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
70
Partytenten afbreken
5 personen
71
Meubilair afbouwen
5 personen
72
Afval verzamelen
4 personen
73
Locatie schoonmaken
5 personen
74
Routeborden verwijderen
3 personen
75
Materialen terugbrengen
4 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
78
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Kleedkamerschermenaantal 2
Kledingrekkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Accuboxenaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 12
Rood-witte slingersaantal 10
Ballonnenaantal 150
Pietenmutsenaantal 100
Fotodoek
Versierde staf
Cadeauzakkenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Koelserviesaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 20
Afzetlintaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Organisatie

Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Klembordenaantal 8
Stiftenaantal 12
Polsbandjesaantal 250
Portofoonsaantal 10
Prikbordenaantal 3

Spelmateriaal

Kleurpotlodenaantal 30
Tekentafelsaantal 4
Schoenendozenaantal 20

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan de route niet alleen op papier: loop haar vooraf en noteer waar dranghekken, routeborden, verkeersregelaars en een geluidsaansluiting nodig zijn. Leg ook vast waar deelnemers en publiek samenkomen.
Regel de vergunning, gemeentelijke afstemming en verkeersmaatregelen meteen na het vastleggen van datum en route. Houd voor reserveringen minstens 8 tot 12 weken voorbereiding aan, omdat verkeersregelaars, geluid en artiesten niet altijd snel beschikbaar zijn.
Maak één tijdschema voor publiek, organisatie, Sint en Pieten. Neem daarin aankomst, ontvangst, muziek, uitgifte van cadeaus en opruimen op; geef de briefing uiterlijk 30 minuten voor de start.
Tel catering en zitplaatsen op basis van het verwachte aantal aanwezigen. Zet koffie, thee en water klaar met thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers, en richt met partytenten een droge ontvangstplek in.
Maak het regenplan uiterlijk 1 week vooraf uitvoerbaar. Controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur voor de intocht en wijs één persoon aan die beslist over verplaatsen, inkorten of overschakelen naar het alternatief.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken vooraf moet je een Sinterklaasintocht organiseren?: Start bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, route, ontvangstlocatie en vergunning of melding. Leg Sinterklaas, muziek, verkeersregelaars, geluid en stroom uiterlijk 8 weken vooraf vast.
Heb je een vergunning nodig voor een Sinterklaasintocht?: Dat hangt af van de gemeente, route, groepsgrootte en verkeersmaatregelen. Controleer dit direct na het kiezen van datum en route; gemeenten kunnen een melding of vergunning enkele weken vooraf verlangen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?: Maak minimaal 4 rollen: routebegeleiding, ontvangst, techniek en aanspreekpunt voor Sint en Pieten. Reken daarnaast per druk kruispunt op een aangewezen verkeersregelaar en plan 1 coördinator voor ongeveer 10 vrijwilligers.
Wat doe je bij regen tijdens een Sinterklaasintocht?: Maak uiterlijk 1 week vooraf een alternatief met een overdekte ontvangst, aangepast programma en duidelijke communicatie. Neem 48 uur vooraf een besluit en controleer of tenten, stroom, geluid en toiletten ook bij het regenprogramma beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.