Checklist voor een goed georganiseerde Sinterklaasintocht

Een Sinterklaasintocht vraagt om meer dan een route en een aankomst van Sinterklaas. Je regelt tegelijk publieksvakken, verkeersmaatregelen, vrijwilligers, geluid, cadeautjes en een ontvangstlocatie. Begin met datum, route en vergunningen en werk daarna toe naar een draaiboek met duidelijke taken per persoon. Controleer in de laatste week de weersverwachting, de aankomst van Sinterklaas en alle reserveringen. Deze checklist helpt je om niets pas op de dag zelf te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Locatie voor ontvangst bepalen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Route en publieksvakken uitwerken
3 personen
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
Aankomst van Sinterklaas bevestigen
Pieten en begeleiders vastleggen
2 personen
Muziek en geluidsset reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen voor materiaal maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
Programma en tijdschema maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief slechtweerplan bevestigen
2 personen
Route communiceren met bezoekers
2 personen
Cadeautjes sorteren
3 personen
Cadeautjes labelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad controleren
2 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen ophalen
3 personen
Sinterklaaskleding controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Route bewegwijzeren
3 personen
Publieksvakken afzetten
4 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Cadeautafel klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Sinterklaas en Pieten ontvangen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Muziek tijdens intocht verzorgen
2 personen
Route begeleiden
8 personen
Publiek langs de route begeleiden
6 personen
Sinterklaas welkom heten
2 personen
Programma presenteren
Cadeautjes uitdelen
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Fotohoek begeleiden
2 personen
Kinderen naar ouders begeleiden
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Afscheid van Sinterklaas begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Cadeautafel leegmaken
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Routeborden verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 250
Dessertbordjesaantal 150
Vorkenaantal 250
Lepelsaantal 150
Tangenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 12
Pieten vlaggetjesaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenlintaantal 3
Slingersaantal 12
Kerstboomverlichtingaantal 4
Fotoframe
Rode lopersaantal 2
Cadeaupapier
Naamstickers
Plakband
Touw

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Megafoonaantal 2
Luidsprekerstandaardsaantal 2
Laptop
Muziekafspeellijst
Reservebatterijen
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blikvangersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdoekenaantal 12
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlint
Reflecterende hesjesaantal 20
Zaklampen met rood lichtaantal 6
EHBO-koffer
Nooddekenaantal 4
Brandblusseraantal 2
Vloermarkering

Informatie

Routebordenaantal 12
Programma-postersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Clipboardsaantal 6
Stiften
Pennensets
Naamkaartjesaantal 40
Draaiboekenaantal 20

Tips

Leg route, publieksvakken en verkeersmaatregelen uiterlijk enkele weken vooraf vast. Communiceer de route daarna opnieuw aan bezoekers, zodat omleidingen en kijkplekken niet als verrassing komen.
Plan per onderdeel een verantwoordelijke vrijwilliger en geef iedereen vóór de intocht een briefing. Zet portofoons, een megafoon en een telefoonnummer voor noodgevallen in het draaiboek.
Reserveer geluid niet alleen op basis van het plein: controleer ook microfoons, speakers, mengpaneel, standaards, verlengkabels en stekkerdozen. Test de set vóór de start op de verste plek van het publieksvak.
Sorteer en label cadeautjes voordat de ontvangst begint. Houd een eenvoudige lijst bij van aantallen en dieetwensen, zodat uitreiken niet stilvalt door ontbrekende of verkeerd klaargezette spullen.
Bevestig het slechtweerplan zodra de weersverwachting onzeker wordt en controleer of partytenten, tafels en stroom daar passen. Regel verse producten pas kort voor het evenement en controleer houdbare voorraad eerder.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasintocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, ontvangstlocatie en vergunningen. Reserveer daarna snel Sinterklaas, Pieten, geluid, materiaal en vrijwilligers, omdat deze onderdelen op dezelfde dagen beperkt beschikbaar kunnen zijn.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een Sinterklaasintocht?: Dat hangt af van route, publieksomvang en gebruik van de openbare ruimte. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente en vraag verkeersmaatregelen aan zodra de route vaststaat.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?: Maak minimaal één verantwoordelijke per taakgebied en extra begeleiding voor route, publieksvakken, ontvangst en cadeautjes. Deel de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef alle vrijwilligers een briefing met tijden en contactgegevens.
Wanneer controleer je het weer voor een Sinterklaasintocht?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 48 uur voor de start. Bevestig dan ook het alternatief bij slecht weer, inclusief tenten, tafels, stroom, communicatie en de aangepaste route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.