Checklist du défilé de Sinterklaas : quoi prévoir et quand

Un défilé de Sinterklaas demande surtout une bonne coordination entre l’itinéraire, les autorisations, l’accueil et les bénévoles. Commencez par fixer la date et le parcours, puis verrouillez les participants, la sonorisation et les mesures de circulation. À l’approche du jour J, contrôlez les cadeaux, les besoins alimentaires, le matériel réservé et le plan prévu en cas de pluie. Cette checklist rassemble les 72 tâches et les 77 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Déterminer le lieu d’accueil
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Élaborer l'itinéraire et les zones du public
3 personnes
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Confirmer l'arrivée de Sinterklaas
Confirmer les Pieten et les accompagnateurs
2 personnes
Réserver la musique et le système de sonorisation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations pour le matériel
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
Établir le programme et le planning
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan alternatif en cas de mauvais temps
2 personnes
Communiquer l’itinéraire aux visiteurs
2 personnes
Trier les cadeaux
3 personnes
Étiqueter les cadeaux
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Vérifier les costumes de Sinterklaas
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Balisage du parcours
3 personnes
Délimiter les zones du public
4 personnes
Installer le système son
2 personnes
Installer la table des cadeaux
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir Sinterklaas et les Pieten
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
Encadrer le parcours
8 personnes
Encadrer le public le long du parcours
6 personnes
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
Présenter le programme
Distribuer les cadeaux
5 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le coin photo
2 personnes
Accompagner les enfants auprès de leurs parents
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner l'au revoir à Sinterklaas
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Vider la table des cadeaux
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets perdus
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Assiettes à dessertqté 150
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 150
Pincesqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 12
Fanions des Pietenqté 8
Ballonsqté 150
Ruban à ballonsqté 3
Guirlandesqté 12
Illuminations du sapin de Noëlqté 4
Cadre photo
Tapis rougesqté 2
Papier cadeau
Étiquettes nominatives
Ruban adhésif
Corde

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphoneqté 2
Pieds de haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Playlist musicale
Piles de rechange
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Éléments pharesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Serviettesqté 12
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisage
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes torches avec lumière rougeqté 6
Trousse de premiers secours
Couverture de survieqté 4
Extincteurqté 2
Marquage au sol

Informations

Panneaux de directionqté 12
Affiches du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Presse-papiersqté 6
Marqueurs
Sets de stylos
Badges nominatifsqté 40
Déroulésqté 20

Conseils

Fixez le parcours plusieurs semaines à l’avance et indiquez clairement les zones réservées au public, l’arrivée de Sinterklaas et le lieu d’accueil. Les visiteurs doivent recevoir l’itinéraire avant le défilé, pas le découvrir sur place.
Ne repoussez pas les autorisations et la circulation au dernier moment : vérifiez les délais auprès des autorités et prévoyez aussi l’assurance responsabilité civile avant de confirmer le programme.
Réservez assez tôt les tentes, tables, chaises et le matériel audio. Testez les haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises avant l’installation, puis gardez des batteries externes disponibles.
Répartissez les bénévoles par mission et faites un briefing court avec les horaires, les points de rendez-vous et les contacts. Les talkies-walkies et le mégaphone servent surtout lorsque le public couvre la musique ou que le parcours s’étend.
Triez et étiquetez les cadeaux avant le jour du défilé, puis séparez les produits non périssables des produits frais. Vérifiez la météo quelques jours avant et confirmez le plan alternatif au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un défilé de Sinterklaas ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, les mesures de circulation, l’assurance, les réservations de matériel et la disponibilité de Sinterklaas et des Pieten.
Quand faut-il confirmer l’itinéraire du défilé de Sinterklaas ?: Verrouillez l’itinéraire au moins 4 semaines avant l’événement, après avoir vérifié les autorisations et la circulation. Communiquez-le aux visiteurs quelques jours avant, avec le lieu d’accueil et les zones du public.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé de Sinterklaas ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point sensible du parcours, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil, les cadeaux et la coordination. Faites le briefing 3 à 7 jours avant et donnez à chacun une mission et un horaire précis.
Quand vérifier la météo et activer le plan alternatif ?: Consultez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis refaites un contrôle la veille et le matin même. Le plan alternatif doit être confirmé au plus tard 24 heures avant afin de prévenir les visiteurs et les bénévoles à temps.

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