Checklist para organizar un desfile de Sinterklaas

Organizar un desfile de Sinterklaas requiere coordinar la ruta, la seguridad y la recepción final sin dejar decisiones para el último momento. Esta checklist reúne 72 tareas y 77 materiales, desde los permisos y las medidas de tráfico hasta los regalos, el sonido y el servicio de comida. Empieza por fijar la fecha y el recorrido; después confirma las personas, las reservas y el programa. Durante la última semana, comprueba el tiempo, comunica los cambios y revisa el plan alternativo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Definir el lugar de recepción
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Desarrollar la ruta y las zonas para el público
3 personas
Comprobar el seguro y la responsabilidad
Solicitar medidas de tráfico
2 personas
Confirmar la llegada de Sinterklaas
Confirmar Pieten y acompañantes
2 personas
Reservar equipo de música y sonido
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas de material
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la charla para voluntarios
Crear el programa y el horario
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar plan alternativo por mal tiempo
2 personas
Comunicar la ruta a los visitantes
2 personas
Clasificar regalos
3 personas
Etiquetar regalos
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el stock no perecedero
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Recoger los materiales
3 personas
Comprobar la ropa de Sinterklaas
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Señalizar la ruta
3 personas
Delimitar las zonas para el público
4 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Preparar la mesa de regalos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a Sinterklaas y a los Pieten
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Proporcionar música durante la entrada
2 personas
Guiar la ruta
8 personas
Guiar al público a lo largo del recorrido
6 personas
Dar la bienvenida a Sinterklaas
2 personas
Presentar el programa
Repartir regalos
5 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Atender el rincón fotográfico
2 personas
Acompañar a los niños con sus padres
2 personas
Comprobar los baños
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Acompañar la despedida de Sinterklaas
3 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Vaciar la mesa de regalos
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Retirar los carteles de ruta
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 250
Platos de postrecant. 150
Tenedorescant. 250
Cucharascant. 150
Pinzascant. 8
Jarrascant. 6

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 12
Banderines de los Pietencant. 8
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Guirnaldascant. 12
Luces para el árbol de Navidadcant. 4
Marco de fotos
Alfombras rojascant. 2
Papel de regalo
Pegatinas con nombre
Cinta adhesiva
Cuerda

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Megáfonocant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Portátil
Lista de reproducción de música
Baterías de repuesto
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 3
Puntos de atraccióncant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Toallascant. 12
Cestos para la ropacant. 4

Catering

Compras

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamiento
Chalecos reflectantescant. 20
Linternas con luz rojacant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Manta de emergenciacant. 4
Extintorcant. 2
Marcaje de suelo

Información

Señales de rutacant. 12
Pósteres del programacant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Portapapelescant. 6
Rotuladores
Juego de bolígrafos
Tarjetas de nombrecant. 40
Guionescant. 20

Consejos

Fija la fecha y la ruta con varias semanas de antelación: necesitas tiempo para comprobar los permisos, solicitar medidas de tráfico y comunicar al público dónde puede colocarse.
Confirma la llegada de Sinterklaas, los Pieten y los acompañantes al menos 14 días antes. No dejes para la última semana la asignación de voluntarios ni la charla de coordinación.
Reserva pronto el equipo de sonido y comprueba en el lugar los altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables, regletas y baterías externas. Haz una prueba completa antes de que llegue el público.
Clasifica y etiqueta los regalos antes del día del desfile, especialmente si hay inscripciones o preferencias dietéticas. Mantén separados los productos frescos y compra estos lo más cerca posible del evento.
Consulta el pronóstico durante los 7 días anteriores y define cuándo activarás el plan alternativo por mal tiempo. Comunica la ruta, el lugar de recepción y cualquier cambio a los visitantes antes de que salgan de casa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de Sinterklaas?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha y la ruta, comprobar permisos, contratar medidas de tráfico y reservar material. Durante las 2 últimas semanas se concretan los voluntarios, el programa, los regalos y la comunicación.
¿Cuándo hay que solicitar los permisos para un desfile de Sinterklaas?: Solicítalos en cuanto estén definidos la fecha y el recorrido, preferiblemente entre 6 y 8 semanas antes. Las medidas de tráfico y el seguro pueden requerir revisiones adicionales, así que no conviene esperar a la semana del desfile.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un desfile de Sinterklaas?: El número depende de la longitud de la ruta y de las zonas para el público, pero asigna responsables separados para tráfico, recepción, regalos, sonido y atención a visitantes. Entrega las funciones y el horario durante una charla de coordinación como mínimo 7 días antes.
¿Qué hacer si llueve el día del desfile de Sinterklaas?: Decide el criterio de cancelación o traslado con al menos 48 horas de antelación y prepara un lugar de recepción cubierto, carpas y mesas. Revisa el pronóstico 7 días antes y vuelve a comunicar la decisión a los visitantes el día anterior.

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