Sinterklaasfeest organiseren: complete checklist

Een Sinterklaasfeest vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en Sinterklaas vastleggen, daarna gasten, cadeaus en programma regelen. Verzamel dieetwensen en cadeauwensen ruim vóór je boodschappen en inkopen doet. Op de dag zelf draait het om klaarzetten, testen en een duidelijke taakverdeling. Denk naast de aankleding ook aan praktische zaken die vaak te laat worden ontdekt, zoals voldoende verlengkabels, een werkende microfoon en ruimte voor cadeautjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Sinterklaas boeken
Muziek en techniek reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cadeauwensen verzamelen
Cadeautjes inkopen
2 personen
Cadeautjes labelen
2 personen
Programma uitwerken
2 personen
Spellen en quiz voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Dieetoverzicht delen
Boodschappen bestellen
Cadeautjes controleren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Cadeautjes klaarzetten
2 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Sinterklaas verwelkomen
2 personen
Programma aankondigen
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fotohoek begeleiden
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies en glazen inzamelen
2 personen
Muziek verzorgen
Afscheid van Sinterklaas begeleiden
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Cadeautjes uitdelen
3 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur en materialen inpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
Vergeten eigendommen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordjesaantal 70
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 4
Pietenballonnenaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Cadeaupapierrollenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Fotowand
Fotopropsaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Aluminium serveerschalenaantal 8

Sinterklaas

Cadeautassenaantal 6
Cadeaustickersaantal 80
Cadeautjesaantal 60
Staf

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en de komst van Sinterklaas eerst vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en geef gasten minimaal 2 weken om zich aan te melden, dieetwensen door te geven en cadeauwensen te delen.
Koop cadeautjes pas nadat de aanmeldingen en wensen zijn verwerkt. Label elk cadeau direct en controleer alle namen minstens 2 dagen vóór het feest, zodat ontbrekende of dubbele cadeaus nog kunnen worden opgelost.
Werk het programma uit met vaste tijden voor ontvangst, spellen, quiz, cadeaumoment en eten. Plan per onderdeel 10 tot 15 minuten speling; uitlopende cadeaurondes zijn een veelvoorkomende oorzaak van een laat buffet.
Test muziek, laptop, Bluetoothspeaker en draadloze microfoon uiterlijk 1 dag vooraf. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer op locatie vóór opening of het geluid overal verstaanbaar is.
Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en richt buffettafels in vóór de gasten binnenkomen. Houd een aparte plek vrij voor cadeautjes, zet serveerschalen en tangen klaar en deel het dieetoverzicht met iedereen die hapjes of eten uitserveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 weken vooraf met datum, locatie en het boeken van Sinterklaas. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf, zodat je 1 tot 2 weken later de aantallen, dieetwensen en cadeauwensen kunt verwerken.
Wanneer koop je de cadeaus voor een Sinterklaasfeest?: Koop de cadeaus zodra de aanmeldingen en cadeauwensen zijn verwerkt, bij voorkeur 2 tot 3 weken vóór het feest. Label en controleer alles uiterlijk 2 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een Sinterklaasfeest klaar te zetten?: Reken op minimaal 3 uur voorbereiding op locatie voor tafels, stoelen, buffettafels, versiering, techniek en cadeaus. Zet dranken 2 uur vooraf koud en test microfoon en muziek vóór de gasten binnenkomen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een Sinterklaasfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per volwassene en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor kinderen kun je rekenen op 1 tot 2 drankjes per uur; controleer de aantallen opnieuw zodra de aanmeldingen binnen zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.