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Sinterklausfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sinterklausfest läuft entspannter, wenn du Anmeldung, Geschenkwünsche und Programm früh festlegst. Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und der Buchung von Sinterklaas. Drei bis vier Wochen vor dem Fest verschickst du Einladungen und sammelst Ernährungs- sowie Geschenkwünsche. In der letzten Woche prüfst du Geschenke, Einkäufe, Technik und Sitzordnung. Am Veranstaltungstag bleiben Aufbau, Buffet, Musik und ein getestetes Mikrofon.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Sinterklaas buchen

  • Musik und Technik reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Geschenkwünsche sammeln

  • Geschenke einkaufen

    2 Personen

  • Geschenke beschriften

    2 Personen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Spiele und Quiz vorbereiten

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Diätübersicht teilen

  • Einkäufe bestellen

  • Geschenke prüfen

    2 Personen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Geschenke bereitlegen

    2 Personen

  • Ort öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Sinterklaas begrüßen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Sinterklaas-Programm begleiten

    3 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fotoecke betreuen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Abschied von Sinterklaas begleiten

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Geschenke verteilen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Ausrüstung und Materialien einpacken

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen aufbewahren

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • Kleiderständer

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 75
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • Sinterklaas-FlaggenAnz. 4
  • Pieten-BallonsAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 8
  • GeschenkpapierrollenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 12

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 8
  • Aluminium-ServiertablettsAnz. 8

Sinterklaas

  • GeschenktaschenAnz. 6
  • GeschenketikettenAnz. 80
  • GeschenkeAnz. 60
  • Personal

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Buche Sinterklaas mindestens sechs Wochen vorher und plane für Begrüßung, Geschichten und Geschenke einen festen Zeitblock von 30 bis 45 Minuten ein.
  • Setze für Rückmeldungen eine Frist von 10 bis 14 Tagen. So kannst du Diätwünsche, Geschenkideen und die benötigte Anzahl an Tellern, Gläsern und Stühlen rechtzeitig auswerten.
  • Beschrifte die Geschenke spätestens zwei Tage vor dem Fest gut lesbar mit Namen. Lege sie anschließend nach Reihenfolge oder Altersgruppe sortiert bereit, statt am Veranstaltungstag zu suchen.
  • Teste Lautsprecher, Laptop und kabelloses Mikrofon am Vortag. Lege außerdem mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve bereit und prüfe, ob die Musik auch ohne Internet funktioniert.
  • Öffne den Ort mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische, Stühle und Buffettische auf, richte danach Geschirr und Getränke ein und teste zuletzt Musik sowie Mikrofon.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sinterklausfest organisieren?
Beginne etwa sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und der Buchung von Sinterklaas. Einladungen sollten drei bis vier Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit mindestens 10 Tage für Rückmeldungen bleiben.
Wann sollte man die Geschenke für das Sinterklausfest kaufen?
Kaufe die Geschenke spätestens zwei Wochen vor dem Fest, sobald die Geschenkwünsche und Anmeldungen ausgewertet sind. Prüfe alle Artikel eine Woche vorher und beschrifte sie spätestens zwei Tage vor der Feier.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Sinterklausfest?
Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Für größere Gruppen oder einen Raum mit Dekoration, Buffet und Technik sind zwei Stunden sicherer, damit auch Mikrofon und Lautsprecher getestet werden können.
Wann muss man Ernährungswünsche für ein Sinterklausfest abfragen?
Frage Ernährungswünsche direkt mit der Einladung ab und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Teile die fertige Übersicht spätestens zwei Tage vor dem Fest mit allen Personen, die das Buffet vorbereiten.

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