Zo organiseer je een Sinterklaasfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en het aantal kinderen en volwassenen. Boek daarna Sinterklaas, regel muziek en techniek en verstuur de uitnodigingen, zodat je op tijd weet wie er komt. Verzamel meteen dieetwensen en cadeauwensen; vooral cadeautjes labelen en controleren kost meer tijd dan verwacht. Werk vervolgens het programma uit en plan de boodschappen, opbouw en ontvangst in een vaste volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sinterklaas boeken
3
Muziek en techniek reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Cadeauwensen verzamelen
8
Cadeautjes inkopen
2 personen
9
Cadeautjes labelen
2 personen
10
Programma uitwerken
2 personen
11
Spellen en quiz voorbereiden
2 personen
12
Muziek afspeellijst maken
13
Dieetoverzicht delen
14
Boodschappen bestellen
15
Cadeautjes controleren
2 personen
16
Boodschappen ophalen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Cadeautjes klaarzetten
2 personen
19
Locatie openen en controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Buffettafels inrichten
3 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Microfoon testen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
30
Sinterklaas verwelkomen
2 personen
31
Programma aankondigen
32
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
33
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Fotohoek begeleiden
36
Buffet openen
2 personen
37
Buffet aanvullen
3 personen
38
Servies en glazen inzamelen
2 personen
39
Muziek verzorgen
40
Afscheid van Sinterklaas begeleiden
2 personen
41
Gasten uitzwaaien
3 personen
42
Cadeautjes uitdelen
3 personen

Nazorg

43
Restanten verpakken
2 personen
44
Decoratie verwijderen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Apparatuur en materialen inpakken
3 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
51
Vergeten eigendommen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordjesaantal 70
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Sinterklaasvlaggenaantal 4
Pietenballonnenaantal 40
Tafelkledenaantal 8
Cadeaupapierrollenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Fotowand
Fotopropsaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Aluminium serveerschalenaantal 8

Sinterklaas

Cadeautassenaantal 6
Cadeaustickersaantal 80
Cadeautjesaantal 60
Staf

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 20 tot 30 minuten. Zet vooraf vast wanneer Sinterklaas binnenkomt, wanneer de spellen en quiz plaatsvinden en hoeveel tijd er is voor cadeautjes en eten.
Vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf uit en deel het overzicht met iedereen die hapjes of boodschappen voorbereidt. Zo voorkom je dat een allergie pas bij het buffet wordt ontdekt.
Koop cadeautjes minstens 2 weken vooraf en label ze direct met naam en eventueel leeftijd. Controleer alle namen en cadeaus nog een keer voordat je ze klaarzet.
Test geluidsinstallatie, laptop, Bluetoothspeaker en draadloze microfoon minimaal 1 dag eerder. Neem voor de opbouw extra verlengkabels en stekkerdozen mee; een microfoon testen zonder stroompunt is te laat.
Begin 2 tot 3 uur voor aanvang met de locatie. Stel eerst tafels en stoelen op, richt daarna het buffet in, hang versiering op en zet pas als laatste dranken koud en cadeautjes klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasfeest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Boek Sinterklaas en techniek daarna zo snel mogelijk; verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het feest.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding van een Sinterklaasfeest?: Reken op 2 tot 3 uur opbouw op de dag zelf en ongeveer 4 tot 6 uur voorbereiding in de voorafgaande week. Cadeautjes controleren, labelen en het programma uitwerken nemen meestal de meeste tijd in beslag.
Wanneer moet je dieetwensen voor een Sinterklaasfeest vragen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie 10 dagen voor het feest. Bestel of haal de boodschappen daarna uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat je nog iets kunt vervangen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een Sinterklaasfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per volwassene en ongeveer 1 tot 2 per kind, afhankelijk van de duur en het weer. Zet koffie, thee, water en frisdrank apart klaar en houd extra voorraad voor de laatste 2 uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.