Sinterklaasfeest organiseren: checklist van planning tot opruimen

Een Sinterklaasfeest loopt soepel als je eerst de datum, locatie en rolverdeling vastlegt en daarna pas inkopen doet. Plan het programma met vaste tijden voor de ontvangst, het bezoek van Sinterklaas, cadeaus en knutselen. Verzamel dieetwensen vroeg, label cadeaus zodra ze binnenkomen en bewaar ze op een veilige plek. Controleer op de dag zelf vooral geluid, toiletten, catering en de podiumhoek voordat de eerste gasten arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Reservering locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden uitwerken
2 personen
Sinterklaas en Pieten vastleggen
Cadeaulijst samenstellen
2 personen
Cadeaus verzamelen
2 personen
Cadeaus labelen
2 personen
Route en parkeerinformatie delen
Vrijwilligersdiensten indelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Cadeaus veilig opslaan
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Podiumhoek klaarmaken
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons en muziek testen
2 personen
Knutsels klaarzetten
2 personen
Soep en brood voorbereiden
3 personen
Cadeautafel klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Knutsels begeleiden
3 personen
Sinterklaasprogramma begeleiden
3 personen
Foto’s maken
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Cadeaus uitdelen
3 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Cadeaus en decoratie afbreken
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Vergeten spullen verzamelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto’s met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 3
Cadeautafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Soepkommenaantal 70
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Sinterklaasbanierenaantal 4
Pietenpapierslingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Schoencadeauzakkenaantal 70
Naamkaartjesaantal 80
Lichtslingersaantal 4

Activiteiten

Kleurplatenaantal 80
Kleurpotlodensetsaantal 15
Kinderschortenaantal 15
Kinderschaarsetsaantal 15
Lijmstiftenaantal 20
Stiftenaantal 15
Knutseltafellopersaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de start- en eindtijd uiterlijk vier weken vooraf vast en deel route- en parkeerinformatie meteen met de uitnodiging. Zo voorkom je vragen op de dag zelf en weet je hoeveel vrijwilligers je nodig hebt.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de lijst minimaal 7 dagen voor het feest. Bereid soep en brood zo voor dat er ook een duidelijke optie is voor gasten met allergieën of andere wensen.
Verzamel cadeaus niet los op de locatie: label elk cadeau direct met naam en bewaar alles samen in de cadeautafel of een afgesloten ruimte. Controleer de cadeaulijst twee keer voordat de uitdeelronde begint.
Test geluidsapparatuur, microfoons en muziek minstens 60 minuten voor aanvang. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo neer dat kinderen er niet over kunnen struikelen en houd een reserveoplossing voor muziek achter de hand.
Richt de ontvangst, cateringtafel en knutselplek vóór binnenkomst in. Zet naamkaartjes, kleurplaten, servies en drank klaar en plan na afloop minimaal 30 minuten voor het veilig opbergen van cadeaus en apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Sinterklaasfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en Sinterklaas en Pieten. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik de cadeaus voor een Sinterklaasfeest verzamelen?: Verzamel de cadeaus uiterlijk 7 dagen voor het feest. Label ze direct en controleer de volledige cadeaulijst nogmaals 1 tot 2 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, versiering, catering en de podiumhoek. Plan daarnaast 60 minuten voor het testen van microfoons, muziek en stroomaansluitingen.
Wat moet ik op de dag van het Sinterklaasfeest als eerste controleren?: Controleer 60 tot 90 minuten voor aanvang de toiletten, entree, cadeaus, geluidsapparatuur en looproutes. Zet daarna soep, brood, dranken, servies en knutselmateriaal klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.