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Sinterklausfest organisieren: die praktische Checkliste

Ein Sinterklausfest steht und fällt mit drei Dingen: einem klaren Ablauf, rechtzeitig gesammelten Geschenken und einer gut vorbereiteten Verpflegung. Plane zuerst Termin, Ort und Rollen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Geschenkeliste und Programm. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem Zeit für Technik, Sitzordnung, Geschenkablage und warme Suppe – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten ausarbeiten

    2 Personen

  • Sinterklaas und Pieten festlegen

  • Geschenkliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Geschenke sammeln

    2 Personen

  • Geschenke beschriften

    2 Personen

  • Routen- und Parkinformationen teilen

  • Freiwilligeneinsätze einteilen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geschenke sicher verstauen

    2 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Bühnenbereich vorbereiten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone und Musik testen

    2 Personen

  • Bastelmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Suppe und Brot vorbereiten

    3 Personen

  • Geschenketisch aufbauen

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Basteln anleiten

    3 Personen

  • Sinterklaas-Programm begleiten

    3 Personen

  • Fotos machen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschenke austeilen

    3 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschenke und Dekoration abbauen

    3 Personen

  • Müll sammeln und sortieren

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Soundequipment aufräumen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Vergessene Sachen zusammensuchen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • KleiderständerAnz. 3
  • Geschenketisch

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 80
  • SuppenschalenAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SuppenkesselAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 4

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • Sinterklaas-TransparenteAnz. 4
  • Piet-GirlandenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 8
  • SchuhgeschenktütenAnz. 70
  • NamensschilderAnz. 80
  • LichterkettenAnz. 4

Aktivitäten

  • MalvorlagenAnz. 80
  • BuntstiftsetsAnz. 15
  • KinderschürzenAnz. 15
  • KinderscherenAnz. 15
  • KlebestifteAnz. 20
  • StifteAnz. 15
  • BasteltischläuferAnz. 8

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Zeiten spätestens 14 Tage vor dem Fest fest. Plane feste Zeitfenster für Begrüßung, Sinterklaas-Auftritt, Geschenkübergabe und Bastelangebot ein, damit sich der Nachmittag nicht verschiebt.
  • Sammle Geschenke nicht erst am Veranstaltungstag. Setze eine Abgabefrist von mindestens 7 Tagen vorher und beschrifte jedes Geschenk sofort mit dem Namen des Kindes.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Fest. So kannst du Suppe, Brot, Geschirr und Sitzplätze passend vorbereiten, statt vor Ort improvisieren zu müssen.
  • Teste Lautsprecher und Funkmikrofone 60 Minuten vor Beginn mit der tatsächlichen Musik und am vorgesehenen Bühnenbereich. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und sichere Geschenkablage, bevor die Gäste eintreffen.
  • Kühle Getränke am Vortag und bereite Suppe sowie Brot so vor, dass sie 30 Minuten vor Beginn servierbereit sind. Kontrolliere Toiletten, Kleiderständer und Wegweiser noch einmal, bevor Tische und Stühle vollständig besetzt sind.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Sinterklausfest organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort, Einladungen und der Besetzung von Sinterklaas und Pieten. Die genaue Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 5 Tage vor dem Fest feststehen.
Wann müssen die Geschenke für das Sinterklausfest abgegeben werden?
Lege eine Abgabefrist von mindestens 7 Tagen vor der Feier fest. Beschrifte die Geschenke direkt bei der Annahme und bewahre sie bis zum Beginn sicher und außer Sichtweite auf.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Tag des Sinterklausfests?
Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Dekoration, Geschenketisch, Verpflegung und Technik ein. Der Mikrofon- und Musiktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste abgeschlossen sein.
Was muss man beim Sinterklausfest für Essen und Getränke einplanen?
Berücksichtige die gemeldeten Ernährungswünsche und stelle Geschirr für Suppe, Brot, Kaffee und Getränke bereit. Kühle die Getränke am Vortag und bringe die Suppe etwa 30 Minuten vor Beginn auf Serviertemperatur.

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