Checklist pour organiser une Fête de Sinterklaas

Une Fête de Sinterklaas demande plus qu’une date, des cadeaux et quelques décorations. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles, le programme et l’arrivée de Sinterklaas et des Pieten. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, du choix du lieu jusqu’au rangement de la soupe, du pain et du matériel audio. Utilisez-la pour vérifier les points souvent réglés trop tard, notamment les cadeaux étiquetés, les tests de micros et les informations de stationnement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Confirmer la réservation du lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme et les horaires
2 personnes
Fixer Sinterklaas et les Pieten
Établir la liste des cadeaux
2 personnes
Rassembler les cadeaux
2 personnes
Étiqueter les cadeaux
2 personnes
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Répartir les services des bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Stocker les cadeaux en sécurité
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le coin scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les micros et la musique
2 personnes
Préparer les travaux manuels
2 personnes
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
Installer la table des cadeaux
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer les activités créatives
3 personnes
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
Prendre des photos
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Distribuer les cadeaux
3 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Démonter les cadeaux et la décoration
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les objets oubliés
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Porte-manteauxqté 3
Table des cadeaux

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 80
Bol à soupeqté 70
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Bannières de Sinterklaasqté 4
Guirlandes en papier de Saint-Nicolasqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Sacs cadeau pour chaussuresqté 70
Badges nominatifsqté 80
Guirlandes lumineusesqté 4

Activités

Coloriagesqté 80
Sets de crayons de couleurqté 15
Tabliers pour enfantsqté 15
Sets de ciseaux pour enfantsqté 15
Bâtons de colleqté 20
Marqueursqté 15
Chemins de table pour tables de bricolageqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la fête. Confirmez ensuite la réservation par écrit avant d’envoyer les invitations, surtout si vous devez installer une scène, des tables et un coin repas.
Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, d’établir la liste des cadeaux et d’ajuster les quantités de soupe, de pain, de vaisselle et de boissons.
Préparez les cadeaux plusieurs jours à l’avance : comptez-les, étiquetez-les et rangez-les dans un endroit fermé. La table des cadeaux doit être installée séparément du coin scène afin d’éviter les échanges ou les paquets égarés.
Attribuez les services des bénévoles avec des créneaux précis, par exemple l’installation, l’accueil, le service du repas et le rangement. Prévoyez au moins une personne responsable des inscriptions et une autre pour les cadeaux le jour J.
Testez l’enceinte Bluetooth, les microphones sans fil, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités. Faites un essai complet du programme avec la musique, puis vérifiez les toilettes, les porte-manteaux et le stationnement avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Fête de Sinterklaas ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, fixez la présence de Sinterklaas et des Pieten, puis lancez les invitations et le suivi des inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une Fête de Sinterklaas ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines à l’avance, avec une date limite d’inscription située 10 jours avant la fête. Cela laisse quelques jours pour confirmer les besoins alimentaires et les cadeaux.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce créneau couvre les tables, les chaises, la décoration, la table traiteur, le coin scène et le test des micros et de la musique.
Quand préparer les cadeaux de Sinterklaas ?: Rassemblez-les et étiquetez-les 3 à 5 jours avant l’événement. Stockez-les ensuite dans un endroit sécurisé et faites un dernier comptage le matin même, avant de les placer sur la table des cadeaux.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.