Sint-Jansvuur organiseren: complete checklist

Een Sint-Jansvuur vraagt meer voorbereiding dan alleen brandhout verzamelen. Je regelt vooraf de locatie, datum, vuurvergunning, brandveiligheid en toiletvoorziening, en stemt het programma af op het aantal aanmeldingen. In de laatste dagen controleer je het weer, koop je gekoelde boodschappen en zet je dranken koud. Op de dag zelf draait alles om een veilig terrein, duidelijke routeborden, een afgezet vuur en een praktische indeling van tenten, tafels en zitplaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Vuurvergunning aanvragen
Brandveiligheidsregels controleren
Toiletvoorziening vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Definitief programma delen
Brandhout bestellen
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren inkopen
2 personen
Brandhout controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes portioneren
3 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
Brandplaats afzetten
3 personen
Brandhout stapelen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Koelkisten vullen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidsmiddelen klaarzetten
2 personen
Geluid en muziek testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vuur aansteken
2 personen
Vuurplaats bewaken
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

Vuur veilig doven
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Eten en drinken afdekken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Verlichting en decoratie afhalen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Koelboxenaantal 5

Apparatuur

Accuspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Bordjes en routepijlenaantal 12

Vuurmateriaal

Droog brandhoutaantal 2
Aanmaakhoutaantal 3
Houten fakkelsaantal 20

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Brandblussersaantal 3
Blusdekensaantal 2
Wateremmersaantal 8
Zandbakkenaantal 2
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vuurvergunning vroeg aan en controleer daarna opnieuw welke brandveiligheidsregels gelden. Plan ook afzethekken en brandblussers bij de brandplaats; die worden vaak pas op de dag zelf gemist.
Controleer het terrein vóór je partytenten en tafels opbouwt. Let op looproutes, obstakels en de afstand tot de brandplaats, en plaats routepijlen en veiligheidsborden voordat bezoekers arriveren.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnen zijn, niet pas bij het boodschappen doen. Portioneren van hapjes en klaarzetten van serveerschalen voorkomt dat je tijdens het vuur nog moet snijden of uitzoeken.
Zet koelwaren en dranken pas kort voor de start koud, met koelboxen als er geen vaste koeling bij het terrein is. Reken bij koffie en thee ook op aparte thermoskannen, waterkokers en voldoende bekers.
Test op de opbouwdag de accuspeaker, verlengkabels, stekkerdozen en ledverlichting. Leg kabels zo dat niemand erover struikelt en houd verlichting en stroomvoorziening buiten de directe vuurzone.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een Sint-Jansvuur aanvragen?: Vraag de vuurvergunning aan zodra locatie en datum vaststaan, bij voorkeur enkele weken vóór het evenement. Controleer daarna nogmaals de actuele brandveiligheidsregels en eventuele aanvullende voorwaarden.
Hoeveel brandhout heb ik nodig voor een Sint-Jansvuur?: Dat hangt af van de grootte en brandduur van het vuur, dus bepaal de hoeveelheid op basis van het afgesproken programma en de lokale voorwaarden. Bestel droog brandhout en aanmaakhout vooraf en controleer de levering uiterlijk één dag voor het evenement.
Wanneer moet ik de gastenlijst en dieetwensen definitief maken?: Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het Sint-Jansvuur en verwerk de dieetwensen direct daarna. Gebruik het definitieve aantal voor hapjes, dranken, servies, stoelen en tafels.
Wat moet ik op de dag van het Sint-Jansvuur als eerste controleren?: Controleer vóór de opbouw het terrein, de brandplaats, afzethekken en brandblussers. Bouw daarna de partytenten en tafels op, richt de looproutes in en zet pas vervolgens eten, dranken en verlichting klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.