Zo organiseer je een Sint-Jansvuur

Begin niet met brandhout, maar met toestemming, locatie en veiligheid. Bevestig eerst de datum en vraag de vuurvergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna regel je toiletvoorziening, aanmeldingen, dieetwensen en een programma dat rekening houdt met het vuur. In de laatste week controleer je weer, materialen, brandhout en boodschappen; op de dag zelf werk je van terreincontrole naar opbouw, ontvangst en aansteken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Vuurvergunning aanvragen
3
Brandveiligheidsregels controleren
4
Toiletvoorziening vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Weersverwachting controleren
10
Definitief programma delen
11
Brandhout bestellen
12
Materialen inventariseren
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Koelwaren inkopen
2 personen
16
Brandhout controleren
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Hapjes portioneren
3 personen
19
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
20
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
21
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
22
Brandplaats afzetten
3 personen
23
Brandhout stapelen
4 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Verlichting ophangen
3 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Buffettafels inrichten
3 personen
29
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
30
Koelkisten vullen
2 personen
31
Afvalpunten plaatsen
2 personen
32
Veiligheidsmiddelen klaarzetten
2 personen
33
Geluid en muziek testen
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

35
Bezoekers ontvangen
3 personen
36
Aanmeldingen afvinken
2 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Vuur aansteken
2 personen
41
Vuurplaats bewaken
2 personen
42
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
43
Muziek verzorgen
44
Afvalpunten legen
2 personen
45
Toiletten controleren
46
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

47
Vuur veilig doven
3 personen
48
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
49
Eten en drinken afdekken
2 personen
50
Servies verzamelen
3 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
52
Partytenten afbreken
4 personen
53
Afval verzamelen
3 personen
54
Terrein schoonmaken
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Koelboxen reinigen
2 personen
57
Verlichting en decoratie afhalen
3 personen
58
Materialen terugbrengen
2 personen
59
Overgebleven eten verdelen
2 personen
60
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Koelboxenaantal 5

Apparatuur

Accuspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Bordjes en routepijlenaantal 12

Vuurmateriaal

Droog brandhoutaantal 2
Aanmaakhoutaantal 3
Houten fakkelsaantal 20

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Brandblussersaantal 3
Blusdekensaantal 2
Wateremmersaantal 8
Zandbakkenaantal 2
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vuurvergunning vroeg aan en controleer daarna de lokale brandveiligheidsregels. Leg vast waar de brandplaats komt, hoeveel ruimte je afzet en waar de brandblussers en afzethekken staan.
Open de aanmeldingen pas nadat locatie en datum definitief zijn. Sluit de inschrijving op tijd om aantallen, dieetwensen, stoelen, bekers en hapjes niet op het laatste moment te moeten schatten.
Plan de terreinopbouw in deze volgorde: route- en veiligheidsborden, veiligheid van het terrein, afzetting van de brandplaats, brandhout stapelen en daarna tenten, tafels en stoelen. Zo staan bezoekers niet tussen materialen en vuurvoorbereiding.
Bestel droog brandhout en aanmaakhout ruim vóór de avond en controleer beide opnieuw bij levering. Houd houten fakkels apart van de brandplaats en wijs één persoon aan die het vuur en de brandblussers bewaakt.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en deel daarna het definitieve programma. Zet dranken koud, portionneer hapjes en plaats koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen pas nadat de looproutes vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een Sint-Jansvuur aanvragen?: Vraag de vuurvergunning aan zodra locatie en datum vaststaan, bij voorkeur enkele weken vóór het evenement. Controleer bij de aanvraag ook welke afstandseisen, afzettingen en blusmiddelen gelden.
Hoeveel brandhout heb ik nodig voor een Sint-Jansvuur?: Dat hangt af van de gewenste brandduur en de omvang van de brandplaats; bepaal eerst die twee gegevens. Bestel vervolgens droog brandhout én aanmaakhout met een reserve, zodat je niet tijdens de avond hoeft bij te bestellen.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een Sint-Jansvuur?: Verstuur uitnodigingen nadat locatie, datum en vergunningstraject zijn bevestigd. Geef bezoekers minimaal 2 weken om zich aan te melden en verzamel dieetwensen vóór je de boodschappen en hapjes definitief maakt.
Wat moet ik op de dag van een Sint-Jansvuur als eerste doen?: Controleer eerst het terrein, de looproutes en de weerssituatie. Zet daarna de brandplaats af, plaats de veiligheidsborden en controleer brandblussers voordat je brandhout, tenten, tafels en stoelen opbouwt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.