Checklist voor een singer-songwriteravond organiseren

Een singer-songwriteravond staat of valt met een rustige opbouw, goed geluid en duidelijke afspraken met de artiesten. Begin op tijd met de locatie, het programma en de technische wensen; op de dag zelf blijven vooral testen, klaarzetten en ontvangen over. Denk niet alleen aan stoelen en drankjes, maar ook aan DI-boxen, monitor-geluid, kabels en een plek waar artiesten zich kunnen voorbereiden. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar de laatste microfoontest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Artiesten vastleggen
Programma samenstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiënteninformatie bevestigen
Geluidsapparatuur reserveren
Technische wensen verzamelen
Indeling van de ruimte maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Artiëntenontvangst voorbereiden
Programma afdrukken
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Podiumruimte inrichten
3 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht instellen
2 personen
Optredens kort repeteren
3 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Optredens aankondigen
Optredens technisch begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsset uitschakelen
2 personen
Apparatuur afbreken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 6

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxenaantal 2
Monitor-speaker
Instrumentstandaardsaantal 4
Muziekstandaardsaantal 4
Audiokabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8

Catering

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Servettenhoudersaantal 8
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumachterdoek
Naambordjesaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Tips

Plan de soundcheck niet pas vlak voor de deuren opengaan. Reserveer tijd om microfoons, DI-boxen, monitor-speaker, instrumentstandaards en XLR-kabels afzonderlijk te testen.
Vraag technische wensen en dieetwensen uiterlijk een week vooraf op. Zo kun je de geluidsset, hapjes en dranken nog aanpassen voordat de boodschappen worden gedaan.
Maak de podiumindeling vóór je tafels en stoelen opstelt. Houd ruimte vrij voor microfoonstandaards, muziekstandaards, instrumenten en kabels, zodat looproutes niet worden geblokkeerd.
Leg voor artiesten een aparte ontvangstplek klaar met kleedkamerstoelen, water en de bevestigde informatie. Controleer het programma en de optredens nog één keer kort vóór het publiek binnenkomt.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet koffie, waterkokers en thermoskannen klaar voordat de eerste gasten arriveren. Tel glazen, kopjes, borden, besteksets en servetten per verwachte gast na; aanvullen tijdens het optreden leidt snel tot onrust.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een singer-songwriteravond organiseren?: Leg de locatie en artiesten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en verzamel aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de avond, zodat je catering en ruimte-indeling kunt bijwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de soundcheck van een singer-songwriteravond?: Reken minimaal 60 tot 90 minuten voor aansluiten, lijncontrole en een korte repetitie. Plan daarnaast 30 minuten speling voor ontbrekende kabels, een andere instrumentopstelling of problemen met monitor-geluid.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een singer-songwriteravond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor een avond van 3 uur komt dat neer op circa 4 tot 5 drankjes per gast, exclusief koffie en thee.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de hapjes verzamelen?: Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de singer-songwriteravond uit. Controleer de lijst opnieuw bij het boodschappen doen en houd aangepaste hapjes apart herkenbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.