La checklist pour organiser une soirée singer-songwriter

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Demandez les besoins techniques des artistes au moins 10 jours avant la soirée : nombre de microphones, boîtiers DI, retours, câbles et prises disponibles peuvent changer d’un spectacle à l’autre.
• Prévoyez l’installation de la scène au minimum deux heures avant l’ouverture des portes. Testez chaque microphone, chaque câble XLR et la table de mixage avec les artistes présents.
• Refroidissez les boissons au moins 4 heures à l’avance si vous utilisez des glacières. Gardez aussi des thermos prêts pour le café afin d’éviter une file d’attente pendant les changements de plateau.
• Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le récapitulatif aux personnes qui préparent les en-cas au plus tard 3 jours avant l’événement.
• Imprimez le programme avant l’arrivée du public et prévoyez une courte répétition pour chaque prestation. Une modification de dernière minute doit être notée sur les exemplaires distribués.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée singer-songwriter ?

Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les artistes, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins techniques.

Quand réserver les artistes pour une soirée singer-songwriter ?

Réservez-les au moins 6 semaines avant la date prévue, surtout si plusieurs prestations sont programmées. Confirmez ensuite les horaires, la durée de chaque passage et le matériel nécessaire 10 jours avant l’événement.

Quand installer le son pour une soirée singer-songwriter ?

Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Gardez 30 minutes supplémentaires pour tester les microphones, les retours, les boîtiers DI et l’éclairage avec les artistes.

Combien de boissons prévoir pour une soirée singer-songwriter ?

Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil.