LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Singer-Songwriter-Abend organisieren: die Checkliste

Ein Singer-Songwriter-Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf und funktionierender Technik. Reserviere den Raum und lege die Künstler früh fest, bevor du Einladungen verschickst oder das Programm druckst. Kurz vor dem Termin zählen vor allem Soundcheck, Bühnenaufbau, Getränke und der Empfang der Künstler. Die Checkliste führt dich durch 45 Aufgaben und 38 benötigte Dinge – von der Planung bis zum Aufräumen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Künstler festlegen

  • Programm zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen bestätigen

  • Tonanlage reservieren

  • Technische Anforderungen sammeln

  • Raumaufteilung erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Künstlerempfang vorbereiten

  • Programm drucken

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Soundsystem anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Licht einstellen

    2 Personen

  • Auftritte kurz proben

    3 Personen

  • Empfangstresen aufstellen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Auftritte ankündigen

  • Auftritte technisch betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Soundsystem ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • UmkleidestühleAnz. 6

Geschirr

  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 2
  • Monitor-Lautsprecher
  • InstrumentenständerAnz. 4
  • NotenständerAnz. 4
  • AudiokabelAnz. 12
  • XLR-KabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Catering

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • Einkäufe

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Bühnenhintergrund
  • NamensschilderAnz. 10

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • HandfegerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Tipps

  • Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 10 bis 14 Tage vorher. Frage nach Instrumenten, DI-Boxen, Mikrofonen, Monitoren und besonderen Anschlüssen, damit am Veranstaltungstag kein Kabel oder Ständer fehlt.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor Einlass ein. Tische, Stühle, Garderobe und Bühnenbereich brauchen ebenso Zeit wie das Anschließen des Mischpults, der Lautsprecher und der Mikrofone.
  • Bestätige Künstlerinformationen und Programm spätestens 3 Tage vor dem Abend. So kannst du Änderungen noch in den Ablauf und in die gedruckten Programme übernehmen.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und stelle Gläser, Serviertabletts sowie Servietten bereit. Kaffee und Tee werden oft erst nach dem Auftritt gebraucht – Wasserkocher, Kaffeemaschine und Thermoskannen sollten trotzdem vor Beginn einsatzbereit sein.
  • Plane einen kurzen Probelauf jedes Auftritts ein, nicht nur einen Mikrofontest. Prüfe dabei Lautstärke, Monitor-Lautsprecher, Licht und den Wechsel zwischen den Künstlern; fünfzehn bis dreißig Minuten pro Act verhindern viele Verzögerungen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Singer-Songwriter-Abend organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Auswahl der Künstler. Technik, Einladungen und Anmeldungen lassen sich dann ohne Zeitdruck koordinieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Singer-Songwriter-Abend?
Rechne mit mindestens 2 Stunden für Raum, Bühne, Licht und Tontechnik. Für mehrere Künstler oder eine unbekannte Anlage sind 3 Stunden sicherer, inklusive Soundcheck.
Wann sollte man die Technik für einen Singer-Songwriter-Abend prüfen?
Sammle die technischen Anforderungen 10 bis 14 Tage vorher und teste die komplette Anlage am Veranstaltungstag. Mikrofone, XLR- und Audiokabel, DI-Boxen und Monitor-Lautsprecher sollten vor dem Einlass geprüft werden.
Wie viele Getränke und Snacks braucht man für einen Singer-Songwriter-Abend?
Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei Snacks kalkulierst du mindestens 2 bis 3 kleine Portionen pro Person und berücksichtigst gemeldete Ernährungswünsche.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!