Checklist voor een singer-songwriteravond organiseren
Een singer-songwriteravond staat of valt met een rustige opbouw, verstaanbare techniek en genoeg tijd tussen ontvangst en optreden. Leg eerst artiesten, locatie en programma vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. Plan de technische voorbereiding niet pas op de avond zelf: test speakers, microfoons, DI-boxen en kabels vooraf. Op de dag zelf richt je de podiumhoek in, begeleid je de soundcheck en zet je drank, hapjes en zitplaatsen klaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Artiesten vastleggen
Locatie reserveren
Programma samenstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie delen
Techniek testen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Podiumhoek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck begeleiden
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Artiesten verzorgen
Afscheid van bezoekers
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Decoratie opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- DI-boxenaantal 3
- XLR-kabelsaantal 6
- Instrumentkabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Gitaarkrukkenaantal 3
- Muzieklessenaarsaantal 3
- Reservebatterijenaantal 12
Verlichting
- LED-spotsaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Kabelgotenaantal 8
Servies
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Scharenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Tangenaantal 4
Decoratie
- Podiumkleed
- Menukaartenaantal 8
- Artiestenbordjesaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasbakkenaantal 2
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de soundcheck minimaal 90 minuten voor de ontvangst van bezoekers. Test per artiest de microfoon, DI-box, instrumentkabel, monitorversterking en reservebatterijen, zodat een ontbrekende kabel niet tussen twee optredens moet worden opgelost.
- Maak het programma pas definitief nadat je de speelduur en opbouwtijd per artiest hebt bevestigd. Houd per wissel minstens 10 minuten vrij voor het verplaatsen van gitaarkrukken, muzieklessenaars en microfoonstandaards.
- Controleer de stroomvoorziening vóór je de podiumhoek opbouwt. Gebruik aparte stekkerdozen voor geluidsapparatuur en verlichting, werk verlengkabels weg met kabelgoten en leg reservekabels op één vaste plek.
- Zet drank en hapjes uiterlijk 30 minuten voor de eerste bezoekers klaar. Koel water en andere dranken vooraf in koelboxen en plaats waterglazen bij de artiesten, niet alleen bij de catering.
- Verstuur de uitnodigingen zodra locatie, programma en artiesten vaststaan en sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 dagen voor de avond. Gebruik die lijst om dieetwensen, het aantal zitplaatsen en de hoeveelheid servies te controleren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een soundcheck voor een singer-songwriteravond?
- Reken op 20 tot 30 minuten per artiest en plan daarnaast 15 minuten voor de totale geluidscontrole. Bij drie artiesten reserveer je dus ongeveer 75 tot 105 minuten, minimaal 90 minuten vóór de deuren opengaan.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een singer-songwriteravond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Voor 30 bezoekers betekent dat 60 tot 90 drankjes voor het eerste uur; tel extra water mee voor artiesten en techniekmedewerkers.
- Wanneer moet ik artiesten vastleggen voor een singer-songwriteravond?
- Leg artiesten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast, zodat je programma, uitnodigingen en techniek tijdig kunt afstemmen. Vraag uiterlijk 2 weken voor de avond alle technische informatie en wensen op.
- Wanneer moet ik de aanmeldingen en dieetwensen controleren?
- Sluit de aanmeldingen 3 dagen voor het evenement en controleer die lijst dezelfde dag. Gebruik het definitieve aantal voor stoelen, borden, bestek, hapjes en eventuele dieetwensen; bevestig reserveringen uiterlijk 24 uur vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!