Checklist pour organiser une soirée singer-songwriter

Une soirée singer-songwriter repose sur une programmation claire, une écoute confortable et une technique fiable. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des artistes et du lieu jusqu’à l’accueil du public. Prévoyez un vrai temps pour les balances : microphones, boîtiers DI, câbles et éclairage doivent être testés avant l’arrivée des invités. Le jour même, gardez aussi une marge pour refroidir les boissons, préparer les encas et installer la salle sans précipitation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver les artistes
Réserver le lieu
Établir le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les informations sur les artistes
Tester la technique
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le coin scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Animer les balances
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les spectacles
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
S’occuper des artistes
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 3
Câbles XLRqté 6
Câbles d'instrumentsqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Tabourets de guitareqté 3
Pupitres de musiqueqté 3
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Goulottes de câblesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4

Décoration

Revêtement de scène
Cartes de menuqté 8
Panneaux d'artisteqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez les artistes et le lieu avant d’envoyer les invitations. Une fois le programme établi, partagez les informations pratiques et fixez une date limite d’inscription pour connaître le nombre de personnes à accueillir.
Programmez les balances au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Testez chaque microphone, câble XLR, boîtier DI, rallonge et multiprise, puis gardez des piles de rechange à portée de main.
Prévoyez les places selon la capacité réelle de la salle : comptez une chaise par visiteur inscrit et gardez quelques tabourets pour les artistes. Installez le coin scène avant les tables afin de préserver les lignes de vue.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début et préparez les verres, assiettes et couverts avant l’arrivée du public. Pour le café, remplissez les thermos juste avant l’ouverture afin de le servir chaud.
Ouvrez et aérez le lieu au moins 60 minutes avant l’accueil. Utilisez des goulottes pour sécuriser les câbles au sol et vérifiez une dernière fois l’éclairage d’ambiance après l’installation audio.

Questions fréquentes

Quand réserver les artistes pour une soirée singer-songwriter ?: Réservez les artistes dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la soirée. Vous aurez ensuite le temps d’établir le programme et de communiquer les informations au public.
Combien de temps prévoir pour les balances ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour les balances, davantage si plusieurs artistes se succèdent. Testez chaque voix, instrument, boîtier DI et retour avant l’ouverture des portes.
Quand envoyer les invitations pour une soirée singer-songwriter ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant l’événement, avec le programme et les informations pratiques. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin d’ajuster les chaises, les boissons et les encas.
Quand installer la salle le jour de la soirée ?: Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Gardez la dernière heure pour aérer, refroidir les boissons, finaliser le service et effectuer le contrôle technique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.