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Singer-Songwriter-Abend organisieren: Checkliste

Bei einem Singer-Songwriter-Abend entscheidet nicht nur die Musik über die Stimmung. Plane zuerst Künstler, Location und Programm, danach Einladungen, Anmeldungen und Verpflegung. Für den Aufbau brauchst du ausreichend Zeit für Sitzplätze, Bühnenbereich, Licht und Tontechnik. Der Soundcheck sollte abgeschlossen sein, bevor die ersten Gäste eintreffen. Diese Checkliste hilft dir, die Reihenfolge einzuhalten und typische Versäumnisse wie fehlende Kabel, ungeklärte Ernährungswünsche oder ungekühlte Getränke zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Künstler festlegen

  • Location reservieren

  • Programm zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen teilen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck begleiten

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Verabschiedung der Besucher

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Dekoration aufräumen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 3
  • XLR-KabelAnz. 6
  • InstrumentenkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • GitarrenhockerAnz. 3
  • NotenpulteAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 8

Geschirr

  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ZangenAnz. 4

Dekoration

  • Bühnenbelag
  • SpeisekartenAnz. 8
  • Künstler-SchilderAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Künstler und Programm früh fest und teile der Künstlerin oder dem Künstler spätestens einige Tage vor dem Termin alle Informationen zur Location, Technik und zum Ablauf mit. So lassen sich besondere Instrumente oder Anschlüsse noch rechtzeitig klären.
  • Plane für Aufbau und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein. Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel sollten nicht erst während des Soundchecks zusammengesucht werden.
  • Bestätige Reservierungen und Anmeldungen spätestens 2 Tage vorher. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Snacks und Catering in passender Menge bereitstehen.
  • Kühle Getränke nicht erst beim Öffnen der Location. Stelle Wassergläser, Weingläser und Serviertabletts bereit und rechne pro angemeldeter Person mit mindestens einem Wasserglas plus Ersatz für den laufenden Abend.
  • Prüfe vor dem Einlass die kleinen Technikdetails: Ersatzbatterien, Verlängerungskabel, Instrumentenkabel und Kabelkanäle werden leicht vergessen. Lüfte den Raum, stelle die Stühle auf und lasse einen klaren Weg zwischen Publikum, Bühnenbereich und Ausgang frei.

Häufige Fragen

Wie viel Vorlauf braucht ein Singer-Songwriter-Abend?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Künstler, Location und Programm. Einladungen sollten etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Abend verschickt werden, damit du Anmeldungen und Essenswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie lange dauert der Aufbau für einen Singer-Songwriter-Abend?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Raum, Bühne, Licht und Tontechnik ein. Der Soundcheck sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass beendet sein, damit letzte Kabel- oder Lautstärkeprobleme nicht vor den Gästen gelöst werden müssen.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für einen Singer-Songwriter-Abend?
Plane einen Sitzplatz pro bestätigter Anmeldung und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 40 erwarteten Gästen sind das 42 bis 44 Stühle; ergänze bei Bedarf Barhocker oder einzelne Stehplätze.
Wann soll ich Getränke und Snacks vorbereiten?
Kühle Getränke mindestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn, sofern die Kühlboxen oder Kühlschränke ausreichend Platz bieten. Snacks kannst du 1 bis 2 Stunden vorher vorbereiten und bis zum Servieren abgedeckt bereithalten.

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