Zo organiseer je een sing-along zonder technische verrassingen

Bij een sing-along draait alles om verstaanbare teksten, goed geluid en een programma dat meteen loopt. Begin daarom niet met versiering of boodschappen, maar met de deelnemers, het repertoire en de presentatie. Regel daarna de locatie en test de volledige techniek in dezelfde opstelling als tijdens de avond. Plan hapjes en drankjes zo dat ze klaarstaan zonder de zang te onderbreken. Met deze volgorde voorkom je vooral problemen die pas op het moment zelf zichtbaar worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Reservering bevestigen
5
Muziekrepertoire samenstellen
2 personen
6
Zangteksten controleren
2 personen
7
Muziekbestanden downloaden
8
Muziekbestanden back-uppen
9
Presentatie met teksten maken
2 personen
10
Presentatie technisch testen
2 personen
11
Apparatuur controleren
2 personen
12
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken gekoeld zetten
2 personen
15
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
4 personen
17
Allergenen markeren
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte ventileren
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen opstellen
4 personen
22
Techniektafel inrichten
2 personen
23
Speakers plaatsen
2 personen
24
Microfoons aansluiten
2 personen
25
Projector aansluiten
2 personen
26
Licht instellen
2 personen
27
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
28
Zangteksten testen
2 personen
29
Buffet opbouwen
4 personen
30
Servies klaarzetten
2 personen
31
Drankpunt inrichten
2 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Programma ophangen
34
Ontvangstbalie inrichten
2 personen

Event

35
Bezoekers ontvangen
3 personen
36
Programma toelichten
37
Zangavond openen
38
Muziek en teksten bedienen
2 personen
39
Microfoons beheren
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Buffet netjes houden
2 personen
43
Servies ophalen
2 personen
44
Pauze aankondigen
45
Verzoeknummers verwerken
46
Zangavond afsluiten
47
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Overgebleven eten koelen
2 personen
49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Techniek demonteren
3 personen
51
Decoratie verwijderen
2 personen
52
Meubilair opruimen
4 personen
53
Afval verzamelen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Keuken schoonmaken
2 personen
56
Ruimte schoonmaken
3 personen
57
Toiletten controleren
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
59
Voorraad tellen
60
Spullen retourneren
2 personen
61
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
USB-stick
Presentatieklikker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het repertoire uiterlijk twee weken vooraf samen en controleer elk nummer op juiste, leesbare zangteksten. Zet ook een reservenummer of extra set klaar voor het geval een bestand ontbreekt.
Maak de presentatie niet alleen op de laptop, maar test haar minimaal één keer via de projector en het projectiescherm. Controleer daarbij lettergrootte, beeldverhouding, volgende dia en de presentatieklikker.
Leg muziekbestanden en de presentatie op twee plekken vast: bijvoorbeeld op de laptop én op een USB-stick. Neem daarnaast HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen mee; juist kleine aansluitingen worden vaak te laat gezocht.
Richt de techniektafel in voordat gasten binnenkomen en sluit speakers en draadloze microfoons aan met de ruimte al gevuld met tafels en stoelen. Test het volume vanaf de achterste zitplaats, niet alleen naast het mengpaneel.
Zet gekoelde dranken en houdbare voorraad vooraf klaar en markeer hapjes met allergeneninformatie. Voorzie een aparte plek voor koffie, water en bekers, zodat deelnemers tijdens een zangronde niet langs de apparatuur hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een sing-along organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Plan het repertoire, de teksten en de technische test uiterlijk twee weken voor de sing-along.
Hoeveel nummers heb je nodig voor een sing-along van twee uur?: Reken op ongeveer 20 tot 25 nummers, afhankelijk van de lengte van de nummers en de pauze. Houd daarnaast 2 of 3 extra nummers achter de hand voor uitloop of een toegift.
Wanneer moet ik de muziek en presentatie testen?: Test de complete opstelling minimaal één week vooraf en nogmaals op de dag zelf. Gebruik daarbij dezelfde laptop, projector, kabels, speakers en microfoons als tijdens de sing-along.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een sing-along?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per persoon per uur. Zet water apart en houd rekening met extra voorraad als de bijeenkomst langer dan twee uur duurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.