Singalong organisieren: So klappt der Ablauf
Bei einem Singalong entscheidet nicht die Dekoration über den Abend, sondern ein sauberer Ablauf von der Anmeldung bis zum ersten Lied. Kläre zuerst die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche, stelle danach Repertoire und Liedtexte zusammen und teste die gesamte Präsentation mit Ton. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Raum, Technik, gekühlte Getränke und Snacks. Besonders häufig fehlen ein Ersatz für die Musikdateien, Batterien oder ein getestetes HDMI-Kabel.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Reservierung bestätigen
- 5
Musikrepertoire zusammenstellen
2 Personen
- 6
Gesangstexte prüfen
2 Personen
- 7
Musikdateien herunterladen
- 8
Musikdateien sichern
- 9
Präsentation mit Texten erstellen
2 Personen
- 10
Technische Präsentation testen
2 Personen
- 11
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufsliste zusammenstellen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 17
Allergene kennzeichnen
2 Personen
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Raum lüften
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Techniktisch einrichten
2 Personen
- 23
Lautsprecher aufstellen
2 Personen
- 24
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 25
Projektor anschließen
2 Personen
- 26
Licht einstellen
2 Personen
- 27
Soundcheck durchführen
2 Personen
- 28
Gesangstexte testen
2 Personen
- 29
Buffet aufbauen
4 Personen
- 30
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 31
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Programm aufhängen
- 34
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Event
- 35
Besucher empfangen
3 Personen
- 36
Programm vorstellen
- 37
Liederabend eröffnen
- 38
Musik und Texte bedienen
2 Personen
- 39
Mikrofone verwalten
- 40
Snacks servieren
3 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 43
Geschirr abholen
2 Personen
- 44
Pause ankündigen
- 45
Wunschsongs bearbeiten
- 46
Singabend abschließen
- 47
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 49
Geräte ausschalten
2 Personen
- 50
Technik abbauen
3 Personen
- 51
Dekoration entfernen
2 Personen
- 52
Möbel wegräumen
4 Personen
- 53
Abfall sammeln
3 Personen
- 54
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 55
Küche reinigen
2 Personen
- 56
Raum reinigen
3 Personen
- 57
Toiletten kontrollieren
- 58
Fundsachen sammeln
- 59
Bestände zählen
- 60
Sachen zurückgeben
2 Personen
- 61
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 90
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- USB-Stick
- Präsentationsklicker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- BatterienAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 50
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 2
Dekoration
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- MülleimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Technik mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Projektor auf und prüfe Bild, Ton sowie die Lesbarkeit der Liedtexte.
- Sichere die Musikdateien an zwei Stellen: auf dem Laptop und zusätzlich auf einem USB-Stick. So kannst du bei einem Ausfall ohne Internetverbindung weitermachen.
- Teste jedes Lied einmal mit der Präsentation. Achte dabei auf vollständige Texte, die richtige Reihenfolge und darauf, dass der Präsentationsklicker sowie die Mikrofone funktionieren.
- Kühle die Getränke spätestens zwei Stunden vor dem Einlass. Stelle haltbare Vorräte bereit und kennzeichne Snacks mit Allergenen, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Plane für Aufbau und Lüften mindestens 45 Minuten ein. Stelle Tische, Stühle und Garderobenständer so auf, dass der Weg zum Techniktisch und zur Projektionsfläche frei bleibt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Singalong organisieren?
- Beginne etwa drei bis vier Wochen vorher mit Einladungen und Reservierung. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Repertoire feststehen.
- Wie viele Lieder braucht man für einen Singalong?
- Für zwei Stunden Programm sind etwa 20 bis 30 Lieder realistisch, wenn zwischen den Titeln kurze Ansagen und Pausen liegen. Plane zusätzlich fünf Ersatzlieder ein, falls die Stimmung oder die verfügbare Zeit abweicht.
- Wie lange vorher muss man die Singalong-Technik testen?
- Führe mindestens einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag nochmals 60 Minuten vor Beginn. Teste dabei Projektor, HDMI-Kabel, Lautsprecher, Mikrofone, Präsentation und Ersatzdateien.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Singalong?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und kühle die Getränke spätestens zwei Stunden vor dem Einlass.
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