Silent disco organiseren: een praktische checklist

Een silent disco staat of valt met drie dingen: werkende hoofdtelefoons, een duidelijke kanaalindeling en een opbouw zonder losse eindjes. Reserveer de locatie en apparatuur vroeg, controleer vergunningen en muziekrechten en verwerk aanmeldingen voordat je de aantallen bestelt. Test muziekbestanden en laad alle apparatuur vooraf op. Op de dag zelf richt je entree, dansvloer, verlichting en drankvoorziening in voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Silentdiscoapparatuur reserveren
Vergunningen controleren
Muziekrechten controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziek afspeellijsten samenstellen
2 personen
Kanaalindeling bepalen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Programma publiceren
Levering bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur opladen
2 personen
Muziekbestanden testen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Dansvloer afzetten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Hoofdtelefoons sorteren
3 personen
Zenders aansluiten
2 personen
Geluidskanalen testen
2 personen
Incheckbalie inrichten
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Hoofdtelefoons uitgeven
3 personen
Bediening uitleggen
2 personen
Muziekprogramma starten
Dranken serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hoofdtelefoons omwisselen
2 personen
Dansvloer veilig houden
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Hoofdtelefoons innemen
3 personen
Bezoekers uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 8

Apparatuur

Silent discohoofdtelefoonsaantal 100
Reservehoofdtelefoonsaantal 10
Zendersaantal 3
Muziekspelersaantal 3
Hoofdtelefoonopladersaantal 10
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-spotsaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Kanaalbordjesaantal 3
Pijlbordjesaantal 8
Polsbandjesaantal 120

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordjesaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Kannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveermessenaantal 4
Koelmattenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de levering van de zenders, hoofdtelefoons en opladers uiterlijk enkele dagen vooraf. Tel bij ontvangst alle exemplaren en houd reservehoofdtelefoons apart voor defecte of lege apparaten.
Maak de kanaalindeling vóór je de afspeellijsten publiceert. Zet kanaalbordjes zichtbaar bij de entree en leg in één zin uit hoe gasten tussen kanalen wisselen.
Laad de hoofdtelefoons en powerbanks de avond ervoor volledig op. Test daarna per kanaal minstens één muziekspeler en controleer of het geluid op meerdere hoofdtelefoons synchroon binnenkomt.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst vloer en entree controleren, daarna tafels en stoelen plaatsen, vervolgens kabels met gaffer tape vastzetten en pas als laatste verlichting en decoratie ophangen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag vóór het evenement als een deel buiten plaatsvindt. Zet koelboxen, ijscontainers en herbruikbare bekers klaar voordat de ontvangst begint, zodat vrijwilligers niet tijdens de start hoeven te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel silent discohoofdtelefoons heb ik nodig?: Reken minimaal één hoofdtelefoon per aangemelde gast en houd daarnaast enkele reservehoofdtelefoons achter de hand. Tel de definitieve aanmeldingen uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf, zodat je ontbrekende exemplaren nog kunt regelen.
Hoe lang van tevoren moet ik silent discoapparatuur reserveren?: Reserveer de apparatuur zodra de locatie en de verwachte groepsgrootte bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig de levering nogmaals enkele dagen voor het evenement en test alles vóór de opbouw.
Wanneer moet ik de muziek en kanaalindeling regelen?: Stel de afspeellijsten en kanaalindeling uiterlijk 1 week vooraf samen. Test de muziekbestanden en controleer de muziekrechten minstens 2 tot 3 dagen voor de silent disco.
Hoe bereid ik de locatie voor op een silent disco?: Plan minimaal 2 uur voor de start voor vloer, entree, tafels, stoelen, verlichting en kabels. Zet de dansvloer af, plaats pijlbordjes en richt een duidelijk punt in voor uitgifte en inname van de hoofdtelefoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.