Checklist para organizar una silent disco sin imprevistos
Una silent disco necesita más coordinación que una fiesta con música convencional: el equipo debe llegar, cargarse y probarse, y cada persona tiene que saber cómo cambiar de canal. Empieza por reservar el lugar y los auriculares, y confirma con antelación los permisos y los derechos musicales. Después organiza las inscripciones, las preferencias dietéticas y la distribución de canales. El día del evento, reserva varias horas para revisar el espacio, montar la pista y comprobar que todo funciona antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Reservar equipo de silent disco
Comprobar permisos
Comprobar los derechos de música
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear listas de reproducción
2 personas
Definir la distribución del canal
2 personas
Asignar voluntarios
Publicar el programa
Confirmar la entrega
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Cargar el equipo
2 personas
Probar los archivos de música
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Delimitar la pista de baile
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Ordenar los auriculares
3 personas
Conectar los transmisores
2 personas
Probar los canales de sonido
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir auriculares
3 personas
Explicar el servicio
2 personas
Iniciar el programa musical
Servir las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Intercambiar auriculares
2 personas
Mantener segura la pista de baile
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Recoger los auriculares
3 personas
Hacer el check-out de los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 40
- Taburetes de barcant. 6
- Manteles individualescant. 8
Equipo
- Auriculares de silent discocant. 100
- Auriculares de repuestocant. 10
- Transmisorescant. 3
- Músicoscant. 3
- Cargadores para auricularescant. 10
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LEDcant. 6
- Bateríascant. 24
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Carteles del canalcant. 3
- Carteles de flechascant. 8
- Pulserascant. 120
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertos reutilizablescant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzascant. 6
- Jarrascant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de servircant. 4
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Papeleracant. 8
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el número de auriculares al cerrar las inscripciones y añade unidades de repuesto. Si alguien llega con un equipo que no funciona, necesitarás poder sustituirlo sin interrumpir la fiesta.
- Prueba los archivos de música y los transmisores como mínimo el día anterior. Comprueba también que los auriculares estén cargados y que haya cargadores, regletas, alargadores y baterías externas disponibles.
- Publica el programa y coloca carteles visibles para los canales y las flechas de circulación. Explica al entrar cómo cambiar de canal y dónde devolver los auriculares al terminar.
- Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para revisar el suelo y la entrada, montar mesas y sillas, delimitar la pista y colocar la iluminación. Así tendrás margen para corregir cables sueltos o cambios en la distribución.
- Comprueba el pronóstico del tiempo con 24 horas de antelación si parte del evento es exterior. Protege el equipo, confirma el acceso al lugar y enfría las bebidas antes de que lleguen los primeros asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar una silent disco?
- Reserva el lugar y el equipo al menos 4 a 6 semanas antes. Si el evento coincide con una fecha muy solicitada o necesitas varios transmisores y muchos auriculares, empieza con 8 semanas de margen.
- ¿Cuántos auriculares de repuesto necesito para una silent disco?
- Calcula entre un 5 % y un 10 % de auriculares de repuesto sobre el número de asistentes. Para 100 personas, prepara entre 5 y 10 unidades adicionales, además de comprobar que todas estén cargadas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una silent disco?
- Planifica al menos 2 horas de montaje y una prueba técnica adicional de 30 minutos. El tiempo incluye revisar el espacio, colocar mesas y sillas, delimitar la pista, instalar la iluminación y comprobar música, transmisores y auriculares.
- ¿Cuándo debo comprobar los permisos y los derechos de música?
- Comprueba los permisos y los derechos musicales entre 4 y 6 semanas antes del evento. Vuelve a confirmar que todo está en orden al menos 7 días antes, para poder resolver cualquier requisito pendiente.
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