Silent Disco organisieren: die Checkliste für die Planung
Bei einer Silent Disco müssen Musik, Kopfhörer und Ablauf gleichzeitig funktionieren. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum letzten Techniktest durch die Vorbereitung. Plane die Anmeldung, Kanalaufteilung und Musikrechte frühzeitig ein, statt sie kurz vor dem Termin nachzuholen. Am Veranstaltungstag zählen vor allem geladene Geräte, klare Wegweiser und ein getesteter Aufbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Silent-Disco-Ausrüstung reservieren
Genehmigungen prüfen
Musikrechte prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Musik-Playlists zusammenstellen
2 Personen
Kanalaufteilung festlegen
2 Personen
Freiwillige einteilen
Programm veröffentlichen
Lieferung bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Geräte aufladen
2 Personen
Musikdateien testen
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tanzfläche absperren
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
Kopfhörer sortieren
3 Personen
Sender anschließen
2 Personen
Audiokanäle testen
2 Personen
Check-in-Schalter einrichten
2 Personen
Event
Besucher begrüßen
3 Personen
Kopfhörer ausgeben
3 Personen
Bedienung einweisen
2 Personen
Musikprogramm starten
Getränke servieren
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kopfhörer austauschen
2 Personen
Tanzfläche sichern
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Kopfhörer einsammeln
3 Personen
Besucher auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Möbel wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geräte reinigen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Silent-Disco-KopfhörerAnz. 100
- ErsatzkopfhörerAnz. 10
- SenderAnz. 3
- MusikplayerAnz. 3
- Kopfhörer-LadegeräteAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-SpotsAnz. 6
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- KanalschilderAnz. 3
- WegweiserAnz. 8
- ArmbänderAnz. 120
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- Wiederverwendbare TellerAnz. 120
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ZangenAnz. 6
- KannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServiermesserAnz. 4
- KühlmattenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Location und Silent-Disco-Technik frühzeitig und prüfe vorab, ob Genehmigungen sowie Musikrechte nötig sind. So bleiben keine rechtlichen oder technischen Fragen für die letzte Woche offen.
- Lege die Kanalaufteilung vor der Veröffentlichung des Programms fest und beschrifte die Kanäle sichtbar. Kanalschilder und Wegweiser verhindern, dass Gäste am Eingang nachfragen müssen.
- Plane Ersatzkopfhörer, Ladegeräte, Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Powerbanks ein. Lade die Geräte vollständig und teste die Musikdateien mindestens einmal vor dem Aufbau.
- Bestätige die Lieferung und öffne die Location mit genügend Vorlauf für Boden- und Eingangskontrolle, Tische, Stühle, Beleuchtung und die Absperrung der Tanzfläche. Der Technikaufbau sollte nicht erst beginnen, wenn die ersten Gäste eintreffen.
- Stelle Getränke rechtzeitig kalt und halte wiederverwendbare Becher, Kannen, Kühlboxen und Eisbehälter bereit. Für Kaffee solltest du die Kaffeemaschinen samt Stromanschluss prüfen, bevor die Ausgabe startet.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Silent Disco organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Technik und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen können danach folgen, während Musik, Helfer und Material in den letzten 2 bis 3 Wochen konkretisiert werden.
- Wie viele Silent-Disco-Kopfhörer brauche ich?
- Plane mindestens einen Kopfhörer pro angemeldete Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Ersatzgeräte ein. Bei 100 Gästen wären das beispielsweise 105 bis 110 Kopfhörer, sofern der Anbieter diese Reserve nicht bereits einrechnet.
- Wann müssen die Geräte für eine Silent Disco geladen werden?
- Lade Kopfhörer, Sender und Musikplayer spätestens am Vortag vollständig auf. Prüfe am Veranstaltungstag erneut den Ladezustand und halte Ladegeräte, Verlängerungskabel sowie Powerbanks griffbereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Silent Disco?
- Plane für einen vollständigen Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein, bei aufwendiger Beleuchtung oder vielen Sitzplätzen eher mehr. Öffne die Location so früh, dass danach noch Zeit für einen Musiktest und die Kontrolle der Tanzfläche bleibt.
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