Checklist voor een Shakespearevoorstelling organiseren

Een Shakespearevoorstelling organiseren vraagt meer dan een cast, tekst en podium. Je regelt eerst datum, zaal, programma, cast en crew; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, techniek, catering en programmaboekjes. In de laatste dagen draait alles om controleren, inpakken en een duidelijke opbouwvolgorde. Deze checklist helpt je het overzicht te houden bij 63 taken en 46 benodigdheden, van de eerste reservering tot de publieksontvangst en de speelvloer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstellingsdatum vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
2 personen
Voorstellingsprogramma bepalen
3 personen
Cast en crew bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Techniek en materialen reserveren
2 personen
Programmaboekjes ontwerpen
Programmaboekjes laten drukken
Decor en rekwisieten controleren
2 personen
Draaiboek en zaalindeling maken
2 personen
Publieksinformatie versturen
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en etenswaren opslaan
2 personen
Rekwisieten inpakken
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal en entree inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Speelvloer opbouwen
5 personen
Achterdoek en gordijnen ophangen
3 personen
Decorstukken plaatsen
4 personen
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Kassa en ontvangsttafel inrichten
2 personen
Programma's en naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Cast ontvangen en omkleden
3 personen
Microfoons en licht testen
4 personen
Korte doorloop uitvoeren
8 personen

Event

Deuren en publieksontvangst openen
5 personen
Bezoekers inchecken
3 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Eerste deel spelen
10 personen
Pauzebuffet openen
4 personen
Hapjes en dranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek terug naar de zaal begeleiden
3 personen
Tweede deel spelen
10 personen
Cast en publiek begeleiden
4 personen
Informele borrel serveren
5 personen
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaalmeubilair afbouwen
5 personen
Decor en rekwisieten afbouwen
4 personen
Licht en geluid afkoppelen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stapelstoelenaantal 110
Tafelsaantal 12
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 20

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Lichtset
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Laptop

Decoratie

Achterdoek
Theatergordijnenaantal 2
Rekwisietenkistenaantal 4
Decoratieve kandelaarsaantal 6
Entreebordaantal 2
Programmabordenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Servertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Programmaboekjesaantal 120
Boodschappen

Tips

Leg de datum en zaal eerst vast en bevestig daarna pas cast en crew. Controleer meteen hoeveel stoelen, podiumdelen en kleedkamerstoelen de locatie kan plaatsen.
Plan techniek uiterlijk enkele weken voor de voorstelling. Test geluidsset, draadloze microfoons, mengpaneel, lichtset, laptop, verlengkabels en kabelmatten samen in de zaal.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bereken daarna de catering. Houd voor koffie, drank en eten rekening met het aantal definitieve bezoekers én cast en crew.
Maak het draaiboek met zaalindeling vóór de opbouwdag. Zet daarin ook de volgorde voor achterdoek, theatergordijnen, decorstukken, lichtapparatuur, entreebord en programmaborden.
Pak rekwisieten, programmaboekjes en publieksinformatie apart per functie in. Open de locatie ruim vóór de inloop, zodat je eerst de entree, zaal, kabels, speelvloer en stoelen kunt inspecteren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Shakespearevoorstelling organiseren?: Leg de voorstellingsdatum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer daarna cast, crew, techniek en catering, zodat je in de laatste 2 weken alleen nog definitieve aantallen en controles hoeft af te ronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een theaterzaal op te bouwen?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor een zaal met podiumdelen, decor, licht en geluid. Reken extra tijd als kabels moeten worden weggewerkt of als achterdoek en theatergordijnen nog moeten worden opgehangen.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een Shakespearevoorstelling?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vraag om aanmelding binnen 2 weken. Stuur publieksinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de voorstelling, wanneer tijd en entreegegevens definitief zijn.
Hoeveel programmaboekjes moet ik laten drukken?: Laat het aantal definitieve aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf vaststellen en druk daarna één programmaboekje per bezoeker, plus ongeveer 5 tot 10 extra exemplaren. Zo heb je reserve zonder tientallen boekjes over te houden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.