Checklist pour organiser une représentation de Shakespeare

Une représentation de Shakespeare demande plus qu’une distribution et une scène. Il faut bloquer la date, confirmer la salle et l’équipe, puis coordonner les inscriptions, le programme, la technique et l’accueil du public. Les derniers jours servent surtout à vérifier les accessoires, les livrets, les boissons et l’agencement de la salle. Cette checklist vous aide à suivre les 63 tâches dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du spectacle
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
Définir le programme du spectacle
3 personnes
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver le matériel technique et les matériaux
2 personnes
Concevoir les livrets du programme
Faire imprimer les livrets du programme
Vérifier la décoration et les accessoires
2 personnes
Préparer le déroulé et l’agencement de la salle
2 personnes
Envoyer les informations au public
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Ranger les boissons et les aliments
2 personnes
Emballer les accessoires
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter l’aire de jeu
5 personnes
Installer le fond de scène et les rideaux
3 personnes
Installer les éléments de décor
4 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer la caisse et le bureau d’accueil
2 personnes
Préparer les programmes et les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Accueillir et habiller la troupe
3 personnes
Tester les micros et les lumières
4 personnes
Effectuer une répétition courte
8 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’accueil du public
5 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
Jouer la première partie
10 personnes
Ouvrir le buffet de pause
4 personnes
Servir les snacks et les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Raccompagner le public dans la salle
3 personnes
Jouer la deuxième partie
10 personnes
Encadrer les artistes et le public
4 personnes
Servir l’apéritif informel
5 personnes
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier de salle
5 personnes
Démonter la décoration et les accessoires
4 personnes
Débrancher l’éclairage et le son
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises empilablesqté 110
Tablesqté 12
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 3
Chaises des vestiairesqté 20

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Jeu d’éclairage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable

Décoration

Fond de scène
Rideaux de théâtreqté 2
Caisses de accessoiresqté 4
Chandeliers décoratifsqté 6
Panneau d’entréeqté 2
Panneaux du programmeqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Brochures du programmeqté 120
Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle avant d’annoncer le spectacle : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour confirmer la distribution, l’équipe et le programme.
Traitez les inscriptions en deux temps : relevez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis faites une confirmation définitive avant de calculer les quantités de catering.
Réservez le matériel technique plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez notamment les microphones, la sonorisation, l’éclairage, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles.
Ne gardez pas l’impression des livrets pour la dernière semaine. Comptez le nombre définitif de spectateurs avant l’impression et préparez aussi les panneaux du programme et le panneau d’entrée.
Le jour du spectacle, ouvrez le lieu assez tôt pour inspecter l’entrée et la salle, installer les tables et les chaises, monter l’aire de jeu, puis régler les rideaux, le décor et l’éclairage avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver la salle pour une représentation de Shakespeare ?: Réservez la salle dès que la date envisagée est connue, idéalement plusieurs semaines avant le spectacle. Vous pourrez ensuite caler les répétitions, l’installation technique et l’accueil du public sans modifier le calendrier.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et la technique ?: Prévoyez une demi-journée pour installer le podium, le fond de scène, les rideaux, le décor, la sonorisation et l’éclairage. Ajoutez du temps pour tester les microphones, les haut-parleurs et les branchements avant l’ouverture.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Imprimez-les après la confirmation définitive des inscriptions, généralement quelques jours avant la représentation. Cette étape évite d’imprimer une quantité trop faible ou de laisser des exemplaires inutilisés.
Que faut-il vérifier le jour d’une représentation de Shakespeare ?: Commencez par inspecter l’entrée et la salle, puis contrôlez les chaises, la table d’accueil, les vestiaires, les accessoires et le matériel technique. Gardez au moins 1 heure avant l’arrivée du public pour corriger un oubli ou un problème de branchement.

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