Seniorenconcert organiseren: een praktische checklist

Een seniorenconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en stoelen regelen. Leg eerst datum, programma en zaalindeling vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en vervoer. Controleer vooraf de toegangsroute, test alle techniek en maak de ontvangst eenvoudig herkenbaar. Plan ook tijd voor naamkaartjes, programmabladen, koffie en thee, zodat vrijwilligers op de dag zelf niet hoeven te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vervoer voor gasten afstemmen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Muziekprogramma afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Vrijwilligers indelen
Toegangsroute controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Programma en bewegwijzering printen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Podiumvloer vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Toiletten controleren
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Aanmeldlijst klaarleggen

Event

Deuren openen
3 personen
Gasten verwelkomen
4 personen
Gasten naar plaatsen begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Programma aankondigen
Concertbegeleiding verzorgen
2 personen
Geluidsniveau bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
Koffiepunt aanvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Artiesten voorzien van drank
Toiletten tussentijds controleren
Afscheid aankondigen
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
Vertrekdrankjes uitdelen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
Aanmeldgegevens archiveren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Kleedkamertafel
Klapstoelenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Theeglazenaantal 130
Waterglazenaantal 130
Dessertbordjesaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Gebaksvorkjesaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Muziekstandaardsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
Kabelmattenaantal 8
Laptop
Muziekafspeelapparaat
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Staande lampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 4
Nachtverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumachtergrond
Kunstbloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en artiesten. Zo houd je tijd over voor uitnodigingen, aanmeldingen en het afstemmen van vervoer.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor het concert. Gebruik het definitieve aantal gasten daarna om koffie, thee, water en gebak gericht klaar te zetten.
Plan de technische test minimaal 2 uur voor de ontvangst. Controleer speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, kabels en reservebatterijen voordat het publiek binnenkomt.
Maak de toegangsroute en bewegwijzering geschikt voor bezoekers die minder goed ter been zijn. Zet ontvangsttafel, kapstokken en stoelen zo neer dat er geen smalle doorgangen ontstaan.
Reserveer 60 tot 90 minuten voor de opbouw van tafels, stoelen, podium, licht en geluid. Houd daarna minstens 30 minuten vrij voor een volledige microfoon- en muziekproef.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een seniorenconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. In die periode kun je artiesten bevestigen, uitnodigingen versturen, aanmeldingen verwerken en vervoer regelen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een seniorenconcert versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het concert. Sluit de aanmelding 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je dieetwensen, zitplaatsen en catering kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een seniorenconcert?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, podium, licht en geluid. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor de technische test en muziekproef.
Wat moet ik controleren voordat bezoekers binnenkomen?: Controleer minimaal 30 minuten vooraf de toegangsroute, bewegwijzering, ontvangsttafel, stoelen, microfoons en programmabladen. Kijk ook of kabels zijn weggewerkt en reservebatterijen klaarliggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.