Seniorenkonzert organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einem Seniorenkonzert entscheidet gute Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Plane Programm, Raum und Einladungen frühzeitig und kläre Anmeldungen, Ernährungswünsche sowie den Transport der Gäste. Kurz vor dem Termin zählen vor allem ein gut erreichbarer Zugang, geprüfte Technik und genügend Helfer. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten für Empfang, Bestuhlung, Bühne, Getränke und Künstlerbetreuung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Künstler bestätigen
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Transport für Gäste abstimmen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
Musikprogramm ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
Freiwillige einteilen
Zugangsroute kontrollieren
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kühlprodukte abholen
2 Personen
Programm und Wegweiser drucken
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Bühnenfläche freiräumen
2 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Anmeldeliste bereitlegen
Event
Türen öffnen
3 Personen
Gäste begrüßen
4 Personen
Gäste zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Programm ankündigen
Konzertbegleitung übernehmen
2 Personen
Lautstärke überwachen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pause ankündigen
Benutzte Becher einsammeln
2 Personen
Kaffeeausgabe auffüllen
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
Künstler mit Getränken versorgen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Abschied ankündigen
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen
Abschiedsgetränke ausgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Lichttechnik abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
Anmeldedaten archivieren
Fundsachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
- Umkleidetisch
- KlappstühleAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 130
- TeegläserAnz. 130
- WassergläserAnz. 130
- DesserttellerAnz. 130
- KaffeelöffelAnz. 130
- GebäckgabelnAnz. 130
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- NotenständerAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 5
- KabelmattenAnz. 8
- Laptop
- Musikwiedergabegerät
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 4
- StehlampenAnz. 4
- LED-LichterkettenAnz. 4
- NachtbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- Bühnenhintergrund
- KunstblumenarrangementsAnz. 8
- BallonsAnz. 80
- BallonbandAnz. 2
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 120
Küche
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- TablettsAnz. 8
Reinigung
- MikrofasertücherAnz. 12
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ToilettenbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Bestätige die Künstler anschließend schriftlich und sammle rechtzeitig alle Informationen für Moderation, Programmblatt und Technik.
- Plane die Sitzplätze nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle für ältere Gäste einen gut beleuchteten, stufenarmen Zugangsweg sicher und halte zusätzlich Klappstühle sowie einen Kleiderständer am Empfang bereit.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert. So kannst du Reservierungen, Buffet, Kaffee- und Teegeschirr sowie die benötigte Zahl an Tischen konkret vorbereiten.
- Teste Tonanlage, Mischpult, Funkmikrofone und Musikwiedergabegerät mindestens 2 Stunden vor Einlass. Lege Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und Kabelmatten bereit, damit während des Konzerts keine improvisierte Fehlersuche nötig wird.
- Teile die Helfer für Empfang, Wegweisung, Künstlerbetreuung und Verpflegung spätestens 3 Tage vorher ein. Drucke Programm, Wegweiser, Namensschilder und Noten in ausreichender Zahl und kontrolliere am Vorabend, ob alles vorliegt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Seniorenkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm, Künstlern und Raum. Verschicke die Einladungen anschließend so, dass Anmeldungen mindestens 7 Tage vor dem Konzert abgeschlossen werden können.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Seniorenkonzert?
- Plane mindestens 1 Helfer für den Empfang, 1 für die Künstlerbetreuung und 1 für Technik oder Wegweisung ein. Bei mehr als 50 Gästen sind zusätzlich 2 Personen für Getränke, Sitzplätze und den Zugang sinnvoll.
- Wann sollte die Technik beim Seniorenkonzert aufgebaut werden?
- Baue Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Lichttechnik spätestens 2 Stunden vor dem Einlass auf. Reserviere mindestens 30 Minuten für einen vollständigen Soundcheck mit den Künstlern.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Seniorenkonzerts?
- Rechne für Bestuhlung, Empfangstisch, Buffet, Bühne, Dekoration und Technik mit 3 bis 4 Stunden Aufbauzeit. Eine abschließende Kontrolle von Zugang, Wegweisern und Getränken sollte spätestens 30 Minuten vor Einlass erfolgen.
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