Checklist para organizar un concierto para mayores

Organizar un concierto para mayores requiere más que contratar artistas y preparar el escenario. Hay que cerrar pronto el programa, controlar las inscripciones, recoger las necesidades dietéticas y facilitar el transporte y el acceso. La sala debe permitir una circulación cómoda, con sillas suficientes, recepción visible y sonido probado antes de la llegada del público. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en orden, desde la fecha hasta el desmontaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar a los artistas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Coordinar el transporte de los invitados
2 personas
Recopilar información de los artistas
Imprimir el programa musical
Preparar tarjetas de nombre
Asignar voluntarios
Comprobar la ruta de acceso
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas
Imprimir el programa y la señalización
Montar mesas y sillas
4 personas
Despejar el suelo del escenario
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Comprobar los baños
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar la lista de registro

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los invitados
4 personas
Acompañar a los invitados a sus asientos
3 personas
Servir café y té
4 personas
Anunciar el programa
Encargarse de la asistencia al concierto
2 personas
Vigilar el nivel de sonido
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Recoger las tazas usadas
2 personas
Reponer el punto de café
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
Proveer bebidas a los artistas
Comprobar los baños periódicamente
Anunciar la despedida
Acompañar a los invitados a la salida
3 personas
Repartir bebidas de salida
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir la comida sobrante
Archivar datos de inscripción
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 12
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de recepción
Mesa de camerino
Sillas plegablescant. 6
Percheroscant. 4
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasos de técant. 130
Vasos para aguacant. 130
Platos de postrecant. 130
Cucharillas de cafécant. 130
Tenedores de postrecant. 130
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Atrilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 5
Alfombrillas para cablescant. 8
Portátil
Reproductor de música
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Iluminación nocturnacant. 4

Decoración

Mantelescant. 12
Fondo del escenario
Arreglos florales artificialescant. 8
Globoscant. 80
Cinta para globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 120

Cocina

Termoscant. 8
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejascant. 8

Limpieza

Paños de microfibracant. 12
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los artistas antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y necesidades de transporte.
Comprueba la ruta de acceso y la distribución de la sala con antelación. Reserva pasillos despejados, una mesa de recepción visible y suficientes sillas, incluidas algunas plegables de repuesto.
Haz una prueba técnica completa el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, atriles, cables y baterías de repuesto.
Prepara el material impreso con tiempo: programa musical, señalización y tarjetas de nombre deberían estar listos al menos 1 día antes. Así evitas imprimir o buscar información mientras llegan los invitados.
Asigna voluntarios por función y horario, no solo por nombre. Como referencia, prevé una persona para recepción, otra para acompañar accesos y transporte, y al menos una disponible durante la prueba y el concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto para mayores?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar artistas, reservar la sala, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y coordinar el transporte sin dejarlo para los últimos días.
¿Cuándo hay que probar el sonido del concierto?: Haz una prueba completa al menos 3 horas antes de la llegada del público y, si es posible, una comprobación breve el día anterior. Revisa los micrófonos, altavoces, cables, regletas, reproductor de música y baterías.
¿Qué información hay que pedir en la inscripción?: Pide nombre, teléfono, necesidades de transporte y preferencias o restricciones dietéticas. Cierra la lista entre 5 y 7 días antes para poder hacer reservas y comprar las cantidades adecuadas.
¿Cuántas sillas de repuesto hacen falta?: Calcula una silla por persona inscrita y añade aproximadamente un 10 % de reserva. Para 80 asistentes, prepara unas 88 sillas y deja algunas plegables disponibles para cambios de última hora.

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