Zo organiseer je een seminar zonder last-minute gedoe

Begin een seminar niet met de zaal, maar met het doel en het programma. Leg daarna de sprekers, locatie, aanmeldingen en communicatie vast; pas dan weet je hoeveel stoelen, catering en techniek je nodig hebt. Verzamel presentaties vooraf en test projector, microfoons en speakers voordat deelnemers binnenkomen. De meeste problemen ontstaan doordat dieetwensen, route-informatie en kabels pas op de laatste dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doelgroep en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers bevestigen
3
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
4
Aanmeldformulier aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotieberichten plaatsen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Deelnemerslijst afdrukken
12
Presentaties verzamelen
13
Presentaties controleren
2 personen
14
Programma en routebordjes printen
15
Cateringbestelling controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Materialen naar locatie brengen
3 personen
20
Zaal schoon en leeg maken
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Podium en spreekplek inrichten
2 personen
24
Projector en scherm aansluiten
2 personen
25
Microfoons en speakers testen
2 personen
26
Wifi en presentatielaptop testen
27
Koffiepunt en buffettafels inrichten
3 personen
28
Naamkaartjes klaarleggen

Event

29
Sprekers ontvangen en instrueren
2 personen
30
Deelnemers registreren
3 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Seminar openen
33
Sprekers begeleiden
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Pauzehapjes serveren
3 personen
36
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
37
Servies en afval verzamelen
2 personen
38
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
39
Netwerkborrel serveren
3 personen
40
Seminar afsluiten

Nazorg

41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Buffet en keuken opruimen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
46
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
47
Materialen terugbrengen
3 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 10
Spreektafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaard
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker
Wifi-router

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffielepelsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 10
Routebordjesaantal 8
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 60
Badgesaantal 60

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de spreektijden eerst vast. Plan per spreker een duidelijke start- en eindtijd en houd ruimte over voor vragen, wissels en een korte pauze.
Bevestig sprekers en presentaties uiterlijk één week vooraf. Controleer bestanden op de presentatielaptop en neem HDMI-kabels, een presentatieklikker en een reserveoplossing mee.
Sluit registratie en catering niet los van elkaar aan. Verwerk de aanmeldingen dagelijks, verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en bestel op basis van het actuele aantal deelnemers.
Stuur parkeerinformatie en routegegevens uiterlijk 2 dagen voor het seminar. Print op de dag zelf een deelnemerslijst, naamkaartjes, het programma en routebordjes; deelnemers zoeken die informatie vaak direct bij binnenkomst.
Reserveer minstens 60 minuten voor de zaalopbouw en techniekcheck. Stel tafels en stoelen op, richt de registratietafel en spreekplek in en test elke microfoon, speaker en aansluiting voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een seminar organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Daarmee houd je tijd over om sprekers te bevestigen, een locatie vast te leggen, aanmeldingen te verzamelen en catering en techniek af te stemmen.
Wanneer moet ik de catering voor een seminar bestellen?: Controleer de bestelling 3 tot 5 dagen vooraf, nadat je de meeste aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Doe de laatste aantalscheck uiterlijk 24 uur voor aanvang.
Hoeveel tijd heb je nodig om een seminarzaal klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, registratie, podium en catering. Trek nog 30 minuten uit voor het aansluiten en testen van projector, scherm, microfoons en speakers.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag alle presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer ze uiterlijk 2 dagen voor het seminar. Zet de definitieve bestanden op één presentatielaptop, zodat wisselen tijdens het programma snel gaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.