Cómo organizar un seminario sin improvisar
Organizar un seminario empieza mucho antes de preparar la sala. Primero define el público, el programa y los ponentes; después abre las inscripciones y concreta la logística. La última semana debes cerrar el catering, recopilar las presentaciones y preparar acreditaciones, carteles y documentación. El día del evento, reserva tiempo para probar proyector, micrófonos, altavoces y conexiones antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el público objetivo y el programa
2 personas
- 2
Confirmar ponentes
- 3
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
- 4
Crear formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Publicar mensajes promocionales
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar la información de aparcamiento
- 10
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 11
Imprimir la lista de participantes
- 12
Recopilar las presentaciones
- 13
Revisar las presentaciones
2 personas
- 14
Imprimir el programa y los carteles de ruta
- 15
Revisar el pedido de catering
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar aperitivos
3 personas
- 19
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 20
Dejar la sala limpia y vacía
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 22
Montar la mesa de registro
2 personas
- 23
Montar el escenario y el atril
2 personas
- 24
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
- 25
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
- 26
Probar el wifi y el portátil de presentación
- 27
Montar el rincón del café y las mesas del bufé
3 personas
- 28
Preparar tarjetas con nombres
Evento
- 29
Recibir e instruir a los ponentes
2 personas
- 30
Registrar a los participantes
3 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Abrir el seminario
- 33
Coordinar a los ponentes
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 36
Reponer el buffet del almuerzo
3 personas
- 37
Recoger vajilla y residuos
2 personas
- 38
Montar el aperitivo de networking
3 personas
- 39
Servir el cóctel de networking
3 personas
- 40
Cerrar el seminario
Seguimiento
- 41
Apagar el equipo
2 personas
- 42
Ordenar el bufé y la cocina
3 personas
- 43
Lavar la vajilla
2 personas
- 44
Limpiar la sala
3 personas
- 45
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
- 46
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 47
Devolver los materiales
3 personas
- 48
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 49
Enviar agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 55
- Mesascant. 10
- Mesa de oradores
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Cables HDMIcant. 2
- Clic de presentación
- Router wifi
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 12
- Cucharonescant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Números de mesacant. 10
- Carteles de rutacant. 8
- Bolígrafoscant. 60
- Bloc de notascant. 60
- Badgescant. 60
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Recogedor y escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a cada ponente antes de enviar las invitaciones. Pide las presentaciones con varios días de antelación para revisarlas y comprobar que funcionan en el portátil y el proyector.
- Abre un formulario de inscripción que incluya preferencias dietéticas y necesidades prácticas. Envía la información de aparcamiento y acceso antes del seminario, no el mismo día.
- Prepara la recepción con tarjetas de nombre y una lista de participantes impresa. Lleva una copia adicional: depender solo del formulario online puede dejarte sin datos si falla el wifi.
- Monta la sala siguiendo el programa: mesas y sillas para los asistentes, mesa de oradores, atril y espacio visible para la pantalla. Comprueba que los cables alargadores y las regletas alcanzan sin cruzar las zonas de paso.
- No dejes el catering para la llegada de los asistentes. Revisa el pedido, enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos con tiempo; al finalizar, recoge materiales y deja la sala limpia y vacía.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un seminario?
- Empieza al menos 4 semanas antes para definir el programa, confirmar ponentes y reservar la sala. Deja los últimos 3 a 5 días para cerrar inscripciones, catering, presentaciones y materiales.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones a un seminario?
- Envíalas cuando el programa, la ubicación y los ponentes principales estén confirmados, idealmente 3 o 4 semanas antes. Envía un recordatorio entre 3 y 7 días antes con el horario, el aparcamiento y las indicaciones de acceso.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido y el proyector?
- Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de abrir el registro. Comprueba el portátil, el cable HDMI, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y el clic de presentación con las diapositivas reales.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para un seminario?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua durante toda la jornada. Para los aperitivos, confirma el número final de inscritos y reserva un margen de aproximadamente el 10 %.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!