Organiser un séminaire : la méthode, étape par étape

Un séminaire réussi se prépare dans cet ordre : définir le public et le programme, confirmer les intervenants, réserver une salle adaptée, puis ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à suivre les participants, recueillir leurs besoins alimentaires et rassembler les présentations. La veille, vérifiez le traiteur, le matériel audiovisuel, les badges et la signalétique. Le jour J, prévoyez du temps pour installer la salle, tester les micros et accueillir les participants sans précipitation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le public cible et le programme
2 personnes
2
Confirmer les intervenants
3
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier des messages promotionnels
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les infos de parking
10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
11
Imprimer la liste des participants
12
Rassembler les présentations
13
Vérifier les présentations
2 personnes
14
Imprimer le programme et les panneaux d’orientation
15
Vérifier la commande traiteur
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
20
Nettoyer et vider la salle
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer la table d'inscription
2 personnes
23
Aménager la scène et l'espace de prise de parole
2 personnes
24
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
25
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
26
Tester le wifi et l’ordinateur portable de présentation
27
Aménager le point café et les tables du buffet
3 personnes
28
Préparer les badges nominatifs

Événement

29
Accueillir et briefer les intervenants
2 personnes
30
Enregistrer les participants
3 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Ouvrir le séminaire
33
Accompagner les intervenants
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir les en-cas de pause
3 personnes
36
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
37
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
38
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
39
Servir le cocktail réseau
3 personnes
40
Clôturer le séminaire

Suivi

41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer la salle
3 personnes
45
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
46
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
47
Rapporter le matériel
3 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 10
Table de prise de parole
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation
Routeur wifi

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 60
Numéros de tableqté 10
Panneaux d’orientationqté 8
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 60
Badgesqté 60

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme et les intervenants avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge de 15 à 30 minutes entre les séquences pour absorber les retards et les échanges.
Fermez les inscriptions au moins 5 jours avant le séminaire si vous devez transmettre un nombre définitif au traiteur. Utilisez la même liste pour les badges, l’accueil et les besoins alimentaires.
Rassemblez les présentations 48 heures à l’avance et ouvrez chaque fichier sur l’ordinateur prévu pour la projection. Testez aussi le format des vidéos, les câbles HDMI et le cliqueur.
Arrivez sur place 2 heures avant le début pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription et l’espace de prise de parole. Testez chaque microphone avec les enceintes depuis le fond de la salle.
Envoyez les informations de parking et d’accès au plus tard la veille. Préparez les badges et la liste imprimée par ordre alphabétique : cela évite de ralentir l’accueil dès les premières minutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un séminaire ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour un séminaire avec plusieurs intervenants et un traiteur. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’ouvrir les inscriptions et de récupérer les présentations.
Quand envoyer les invitations pour un séminaire ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date, puis un rappel 7 jours avant la clôture des inscriptions. Confirmez ensuite les informations pratiques aux inscrits 2 ou 3 jours avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il installer la salle ?: Bloquez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer le mobilier, la projection, les micros et la table d’inscription. Ajoutez 30 minutes si la salle ou le matériel ne sont pas familiers.
Quand vérifier les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers 48 heures avant le séminaire et vérifiez-les le jour même sur l’ordinateur de présentation. Gardez une copie de secours sur une clé USB ou dans un espace partagé.

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