Checklist voor een goed georganiseerde segwaytour
Een segwaytour vraagt meer voorbereiding dan alleen Segways reserveren. Je moet deelnemers op tijd informeren, een route en startpunt vastleggen en ruimte maken voor instructie en oefenen. Controleer vooraf helmen, beschermers, hesjes en veiligheidsmateriaal. Regel daarnaast de eetlocatie, lunch en drankjes, zodat de groep na de tour niet nog hoeft te zoeken. Met deze checklist werk je van deelnemerslijst naar een soepel vertrek en een veilige afsluiting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Deelnemerslijst opstellen
Segways reserveren
Route en startpunt vastleggen
Eetlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanbetaling controleren
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Alternatief programma bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten printen
Deelnemers telefonisch nabellen
Dranken koelen
Lunchpakketten samenstellen
2 personen
Event
Startpunt klaarzetten
2 personen
Segways en helmen controleren
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Vrijwaringen laten ondertekenen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Oefenen op afgesloten terrein
2 personen
Segwaytour begeleiden
2 personen
Fotomoment tijdens de tour
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
Segways veilig parkeren
2 personen
Lunchpakketten serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
Laatste ronde aankondigen
Nazorg
Materialen verzamelen
2 personen
Afval wegbrengen
Servies en koelboxen reinigen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Startpunt schoon opleveren
2 personen
Openstaande betalingen afhandelen
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Segwaysaantal 12
- Reservehelmaantal 2
- Kniebeschermersaantal 12
- Elleboogbeschermersaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 14
- Verkeerskegelsaantal 8
- Routekaartenaantal 14
- Waterdichte telefoonhoesjesaantal 4
- EHBO-set
Apparatuur
- Powerbanksaantal 4
- Oplaadkabelsaantal 4
Meubilair
- Klaptafelsaantal 3
- Klapstoelenaantal 14
- Picknickkleedaantal 4
- Afvalbakkenaantal 3
Catering
- Koelboxenaantal 3
- Koelelementenaantal 12
- Boodschappen
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 24
- Herbruikbare bordenaantal 14
- Herbruikbaar bestekaantal 14
- Servettenaantal 100
Keuken
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 3
- Thermoskannenaantal 2
- Waterkannenaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 2
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 8
Tips
- Reserveer Segways pas nadat je de deelnemerslijst hebt gecontroleerd. Houd rekening met afmeldingen en geef deelnemers uiterlijk enkele dagen vooraf het startpunt, de route-informatie, kledingadviezen en de verwachte duur door.
- Plan aan het begin tijd voor registratie, vrijwaringen, een veiligheidsinstructie en oefenen op afgesloten terrein. Reken hiervoor minimaal 30 minuten voordat de groep de openbare route op gaat.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en bevestig dan ook het alternatieve programma. Bij regen of harde wind moet je deelnemers niet pas bij het startpunt vertellen dat de route verandert.
- Maak lunch en drinken vooraf klaar in koelboxen met koelelementen. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en neem water mee voor onderweg.
- Leg routekaarten, telefoonhoesjes, powerbanks en een EHBO-set klaar bij het startpunt. Test telefoons en oplaadkabels vooraf, zodat je tijdens de tour niet afhankelijk bent van een lege batterij.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een segwaytour reserveren?
- Reserveer zodra je een deelnemersaantal en gewenste datum hebt. Doe dit bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je een groep en aansluitende eetlocatie wilt vastleggen.
- Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor een segwaytour?
- Plan naast de tour zelf minimaal 30 minuten voor ontvangst, aanwezigheid registreren, vrijwaringen, veiligheidsinstructie en oefenen. Voeg na afloop tijd toe voor lunch, drinken en het terugbrengen van de Segways.
- Wat moet ik meenemen naar een segwaytour?
- Neem kleding en schoenen mee waarin deelnemers stabiel kunnen staan en zich kunnen bewegen. Regel als organisator onder meer helmen, knie- en elleboogbeschermers, reflecterende hesjes, routekaarten, water, een EHBO-set en telefoonhoesjes.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een segwaytour?
- Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bevestig een alternatief programma voordat deelnemers vertrekken. Informeer de groep direct zodra de route niet veilig of praktisch uitvoerbaar is, in plaats van dit op het startpunt af te wachten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!