Organiser une tour en Segway sans rien oublier

Une tour en Segway demande plus qu’une simple réservation de véhicules. Il faut coordonner les participants, l’itinéraire, le lieu de départ, le repas et les consignes de sécurité. Prévoyez aussi une solution si la météo empêche la sortie et gardez du temps pour l’entraînement sur site fermé. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, des premières inscriptions à l’accompagnement du groupe sur le parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Réserver des Segways
Définir l’itinéraire et le point de départ
Réserver le lieu de restauration
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l’acompte
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le programme alternatif
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Relancer les participants par téléphone
Refroidir les boissons
Préparer les paniers-repas
2 personnes

Événement

Préparer le point de départ
2 personnes
Vérifier les Segways et les casques
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Faire signer les décharges
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
S’entraîner sur un site fermé
2 personnes
Accompagner la visite en Segway
2 personnes
Séance photo pendant la visite
Distribuer les boissons et les snacks
2 personnes
Stationner les Segways en sécurité
2 personnes
Servir les paniers-repas
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
Annoncer le dernier tour

Suivi

Rassembler le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
Nettoyer la vaisselle et les glacières
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Remettre le point de départ propre
2 personnes
Gérer les paiements en attente
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Segwaysqté 12
Casque de rechangeqté 2
Genouillèresqté 12
Coudièresqté 12
Gilets réfléchissantsqté 14
Cônes de signalisationqté 8
Cartes d'itinéraireqté 14
Étuis de téléphone étanchesqté 4
Trousse de premiers secours

Équipement

Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 4

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 14
Couverture de pique-niqueqté 4
Poubellesqté 3

Catering

Glacièresqté 3
Pains de glaceqté 12
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 24
Assiettes réutilisablesqté 14
Couverts réutilisablesqté 14
Serviettesqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 3
Thermosqté 2
Carafes d’eauqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 8

Conseils

Réservez les Segways dès que la liste des participants est assez précise, puis vérifiez le nombre de casques et d’équipements de protection disponibles pour chaque personne.
Fixez le point de départ et l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Indiquez une heure d’arrivée distincte de l’heure de départ afin de garder du temps pour l’enregistrement, les décharges et les consignes.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez le restaurant au moins quelques jours avant la sortie. Pour un pique-nique, préparez les paniers-repas et placez les boissons dans les glacières avant l’accueil.
Ne repoussez pas la vérification météo au matin même : contrôlez les prévisions la veille et confirmez le programme alternatif avant d’informer les participants.
Prévoyez une marge avant le départ pour tester les Segways, distribuer les casques et faire un entraînement sur site fermé. Gardez aussi une trousse de premiers secours, des cônes et des batteries externes accessibles pendant la visite.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une tour en Segway ?: Commencez les réservations et la définition de l’itinéraire au moins 2 à 4 semaines avant la sortie. Gardez les derniers jours pour confirmer les inscriptions, la météo, le repas et le programme alternatif.
Que faut-il prévoir avant le départ d’une tour en Segway ?: Prévoyez au moins 30 minutes avant le départ pour enregistrer les participants, faire signer les décharges, distribuer les protections et donner les consignes. Ajoutez un entraînement sur site fermé avant de rejoindre l’itinéraire.
Comment gérer la météo pour une sortie en Segway ?: Vérifiez les prévisions la veille et le matin du départ. Décidez au plus tard la veille si vous maintenez la sortie ou si vous appliquez le programme alternatif, puis prévenez chaque participant.
Combien de boissons prévoir pour une tour en Segway ?: Comptez environ 1 à 1,5 litre de boisson par personne pour une demi-journée, davantage par temps chaud. Répartissez l’eau dans des carafes ou des bouteilles et gardez une réserve dans les glacières.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.