Segwaytour organisieren: die praktische Checkliste

Eine Segwaytour steht und fällt mit einer guten Vorbereitung: Die Fahrzeuge müssen reserviert, die Route geprüft und der Startpunkt eindeutig festgelegt sein. Plane außerdem Zeit für Anmeldung, Haftungsausschlüsse und eine Sicherheitsanweisung ein. Besonders häufig werden Helme, passende Schutzkleidung, Getränke und ein Schlechtwetterprogramm zu spät organisiert. Diese Checkliste führt dich von der Teilnehmerliste bis zum begleiteten Start der Tour.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Teilnehmerliste erstellen
Segways reservieren
Route und Startpunkt festlegen
Essenslocation reservieren
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anzahlung prüfen
Teilnehmerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Alternatives Programm bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Routenkarten ausdrucken
Teilnehmer telefonisch nachfassen
Getränke kühlen
Lunchpakete zusammenstellen
2 Personen

Event

Startpunkt einrichten
2 Personen
Segways und Helme kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsmaterial bereitlegen
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Haftungsausschlüsse unterzeichnen lassen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Auf abgesperrtem Gelände üben
2 Personen
Segway-Tour begleiten
2 Personen
Fotomoment während der Tour
Getränke und Snacks verteilen
2 Personen
Segways sicher parken
2 Personen
Lunchpakete servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
Letzte Runde ankündigen

Nachbereitung

Materialien zusammenstellen
2 Personen
Müll entsorgen
Geschirr und Kühlboxen reinigen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Startpunkt sauber übergeben
2 Personen
Ausstehende Zahlungen abwickeln
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

SegwaysAnz. 12
ErsatzhelmAnz. 2
KnieschonerAnz. 12
EllenbogenschonerAnz. 12
WarnwestenAnz. 14
VerkehrskegelAnz. 8
RoutenpläneAnz. 14
Wasserdichte HandyhüllenAnz. 4
Erste-Hilfe-Set

Ausstattung

PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 4

Mobiliar

KlappischeAnz. 3
KlappstühleAnz. 14
PicknickdeckeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 3

Catering

KühlboxenAnz. 3
KühlelementeAnz. 12
Einkäufe

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 24
Mehrweg-TellerAnz. 14
Wiederverwendbares BesteckAnz. 14
ServiettenAnz. 100

Küche

SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierlöffelAnz. 3
ThermoskannenAnz. 2
WasserkannenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 4

Reinigung

SpülbeckenAnz. 2
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 8

Tipps

Reserviere die Segways erst, wenn du eine belastbare Teilnehmerzahl hast, und halte mindestens einen Ersatzhelm bereit. So kannst du kurzfristige Zusagen oder einen beschädigten Helm auffangen.
Plane für Ankunft, Anwesenheit, Haftungsausschlüsse und Sicherheitsanweisung mindestens 30 bis 45 Minuten vor dem Tourstart ein. Das Üben auf abgesperrtem Gelände sollte vor der eigentlichen Route stattfinden.
Prüfe die Route eine Woche vorher und noch einmal am Vortag. Drucke die Routenpläne aus und lege Verkehrskegel sowie Warnwesten bereit, falls Abschnitte unübersichtlich oder stärker befahren sind.
Kläre Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Tour und stelle Lunchpakete am selben Morgen zusammen. Getränke sollten vor der Ankunft gekühlt sein; rechne bei warmem Wetter mit mindestens 0,75 Litern Wasser pro Person.
Lege eine Wettergrenze und ein alternatives Programm spätestens 48 Stunden vorher fest. Prüfe die Vorhersage am Vorabend und am Veranstaltungstag erneut, damit Teilnehmende rechtzeitig informiert werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man eine Segwaytour reservieren?: Reserviere die Segways möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, besonders bei größeren Gruppen. Die endgültige Teilnehmerzahl solltest du spätestens 7 Tage vorher bestätigen.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Startpunkt?: Plane mindestens 45 Minuten für Aufbau, Fahrzeug- und Helmkontrolle sowie Sicherheitsmaterial ein. Für Empfang, Unterschriften, Einweisung und Übungen kommen weitere 30 bis 45 Minuten hinzu.
Was muss man bei einer Segwaytour für die Sicherheit einplanen?: Neben Helm und Segway gehören Ersatzhelm, Knie- und Ellenbogenschoner, Warnwesten, Verkehrskegel und ein Erste-Hilfe-Set dazu. Rechne pro Gruppe mit mindestens 15 Minuten Sicherheitseinweisung und Übung auf abgesperrtem Gelände.
Was tun, wenn bei der Segwaytour schlechtes Wetter angesagt ist?: Bestätige ein alternatives Programm spätestens 48 Stunden vor dem Termin und informiere die Teilnehmenden, sobald die Wetterentscheidung gefallen ist. Eine letzte Prüfung der Vorhersage am Vorabend und am Morgen verhindert kurzfristige Überraschungen.

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