Secret concert organiseren: checklist en planning
Een secret concert staat of valt met timing: gasten mogen genoeg weten om op tijd te komen, maar niet zoveel dat de verrassing verdwijnt. Begin met de locatie, vergunningen, geluidsinstallatie en artiesten; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. Plan uiterlijk op de dag zelf een inspectie van stroompunten en publieksruimte. Met deze checklist houd je ook de minder zichtbare zaken bij, zoals kabels afwerken, een artiestenruimte inrichten en de geheime route gecontroleerd delen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Geluidsmateriaal reserveren
Vergunningen controleren
Artiesten bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Geheime route delen
Programma bevestigen
Boodschappenlijst opstellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Artiestenbriefing versturen
Locatie inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Publieksruimte indelen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
Toiletten aanvullen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie testen
3 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Event
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen controleren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Artiesten begeleiden
Programma aankondigen
Publieksruimte controleren
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Locatiesleutels inleveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 120
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 6
- Flesopenersaantal 4
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- DI-boxenaantal 2
- Podiummonitorenaantal 2
- Audiokabelsaantal 12
- Laptop
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Werklampenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 10
Decoratie
- Wegwijzerbordenaantal 6
- Polsbandjesaantal 100
- Tafeldecoratieaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
Schoonmaak
- Dweilaantal 2
- Emmeraantal 2
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Gehoorbeschermingaantal 100
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig locatie, artiesten en geluidsmateriaal vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen hoeveel stroompunten beschikbaar zijn voor luidsprekers, subwoofers, mengpaneel, verlichting en koeling.
- Stuur de geheime route pas nadat een gast zich heeft aangemeld en deel die uiterlijk 24 uur voor aanvang. Gebruik wegwijzerborden pas op de laatste routepunten, zodat de locatie niet voortijdig herkenbaar wordt.
- Plan de opbouw in deze volgorde: publieksruimte indelen, tafels en stoelen plaatsen, geluid opbouwen, verlichting aansluiten en kabels met kabelmatten afwerken. Houd minimaal 60 minuten over voor een volledige soundcheck.
- Zet dranken minstens 2 uur voor de inloop koud en regel ijscontainers apart van de koelboxen. Leg herbruikbare glazen, flesopeners, serveerbladen en afvalbakken klaar bij dezelfde uitgifteplek.
- Maak de inchecktafel compleet met aanmeldlijst en polsbandjes voordat de eerste gast arriveert. Richt de artiestenruimte in vóór de soundcheck, zodat artiesten niet door de publieksruimte hoeven tijdens de laatste voorbereidingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een secret concert organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, vergunningen, artiesten en geluidsmateriaal. Verstuur uitnodigingen pas zodra programma, capaciteit en geheime route uitvoerbaar zijn.
- Wanneer deel ik de geheime locatie van een concert?
- Deel de route uiterlijk 24 uur voor aanvang met bevestigde gasten. Stuur een eventuele laatste route-update 2 tot 3 uur vóór de inloop, niet eerder dan nodig.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een secret concert?
- Reken op minimaal 3 uur voor meubels, geluidsinstallatie, verlichting, catering en inchecktafel. Plan daarna nog 60 minuten voor soundcheck, veiligheidscontrole en een korte briefing.
- Hoeveel drank en ijs moet ik regelen voor een secret concert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voor elk volgend uur op 1 tot 2. Zet de drank 2 uur vooraf koud en neem extra ijs mee als koeling of opslag buiten staat.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!