Checklist para organizar un concierto secreto sin improvisar
Un concierto secreto necesita dos planes a la vez: mantener la sorpresa y coordinar cada detalle técnico. Esta checklist te guía desde la reserva del lugar y los permisos hasta el montaje del sonido, la iluminación, el registro y la zona del público. También contempla lo que suele llegar tarde: las preferencias dietéticas, la ruta secreta, los cables, el hielo y el briefing para los artistas. Sigue el orden del plan y fija responsables para cada tarea.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Reservar equipo de sonido
Comprobar permisos
Confirmar a los artistas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Compartir la ruta secreta
Confirmar el programa
Elaborar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Enviar briefing a los artistas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Organizar el espacio del público
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Reponer los baños
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Probar el sistema de sonido
3 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Comprobar las inscripciones
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar a los artistas
Anunciar el programa
Inspeccionar el área de público
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
Seguimiento
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Devolver el material de alquiler
2 personas
Entregar las llaves del lugar
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
- Abridores de botellascant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Cables de audiocant. 12
- Portátil
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de trabajocant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
Decoración
- Señales de orientacióncant. 6
- Pulserascant. 100
- Decoración de mesacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Limpieza
- Fregonacant. 2
- Cubocant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Protección auditivacant. 100
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, los permisos y el equipo de sonido antes de enviar invitaciones. Como mínimo, confirma estos tres puntos con varias semanas de margen para no comunicar una fecha que todavía puede cambiar.
- Envía la ruta secreta cuando las inscripciones estén confirmadas y vuelve a compartirla entre 24 y 48 horas antes. Así mantienes el misterio sin dejar a nadie sin indicaciones para llegar.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y calcula la compra con esa información. Haz la compra y recoge los materiales al menos un día antes; el hielo y las bebidas pueden enfriarse el mismo día.
- Haz una inspección del lugar antes del montaje y localiza todos los puntos de electricidad. Reserva tiempo para probar altavoces, micrófonos, monitores y mesa de mezclas, y cubre los cables con alfombrillas para evitar tropiezos.
- Prepara la mesa de registro, las pulseras y las señales de orientación antes de que llegue el público. Monta primero mesas, sillas y la zona de artistas; después conecta sonido e iluminación y deja una prueba técnica completa antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto secreto?
- Empieza a reservar el lugar, comprobar permisos y confirmar a los artistas al menos 6 semanas antes. Envía las invitaciones cuando esos puntos estén cerrados y deja la última semana para compras, briefing e inspección.
- ¿Cuándo se debe enviar la ubicación de un concierto secreto?
- Comparte la ruta secreta después de gestionar las inscripciones y envíala de nuevo entre 24 y 48 horas antes del concierto. Si hay cambios, actualízala el mismo día y avisa a las personas inscritas.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el sonido y la iluminación?
- Reserva como mínimo 3 horas para colocar altavoces, subwoofers, micrófonos, monitores, focos y guirnaldas, además de asegurar los cables. Añade al menos 60 minutos para una prueba técnica sin público.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y los aperitivos?
- Haz la compra y recoge los materiales el día anterior. Enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes de la llegada del público y prepara los aperitivos y la mesa de registro durante la última hora de montaje.
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