Organiser un concert secret sans rien oublier
Un concert secret demande autant de discrétion que de préparation. Il faut réserver le lieu, confirmer les artistes et le matériel, puis communiquer l’itinéraire au bon moment. Les autorisations, l’alimentation électrique et l’accueil du public doivent être vérifiés avant l’installation. Cette checklist rassemble les 48 tâches et 42 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles, jusqu’aux boissons fraîches et à la loge des artistes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Réserver le matériel de sonorisation
Vérifier les autorisations
Confirmer les artistes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager l’itinéraire secret
Confirmer le programme
Établir la liste de courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Inspecter le lieu
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Aménager l’espace public
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la table d’enregistrement
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Tester le système de sonorisation
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les artistes
Annoncer le programme
Vérifier l’espace public
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Suivi
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Retourner le matériel loué
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 120
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 6
- Décapsuleursqté 4
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Subwoofersqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 2
- Moniteurs de scèneqté 2
- Câbles audioqté 12
- Ordinateur portable
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 3
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes de chantierqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 10
Décoration
- Panneaux directionnelsqté 6
- Braceletsqté 100
- Décoration de tableqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Bacs de rangementqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Nettoyage
- Serpillièreqté 2
- Seauqté 2
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Protection auditiveqté 100
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et le matériel de sonorisation dès que la date est fixée. Vérifiez ensuite les autorisations nécessaires, car une validation tardive peut bloquer l’événement.
- Gardez l’adresse secrète jusqu’au moment prévu, mais envoyez l’itinéraire assez tôt pour que les invités puissent s’organiser. Prévoyez aussi un moyen de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
- Contrôlez les points d’alimentation avant de brancher la sono et l’éclairage. Les rallonges, multiprises, passe-câbles et lampes de chantier doivent être disponibles avant l’arrivée du public.
- Installez le son, les moniteurs de scène et les microphones avant de disposer les tables et les chaises. Sécurisez chaque câble au sol avant les essais et l’ouverture des portes.
- Préparez séparément la loge des artistes, la table d’enregistrement, les boissons et les en-cas. Les verres réutilisables, les décapsuleurs et les conteneurs à glace sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un concert secret ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date pour réserver le lieu, confirmer les artistes et vérifier les autorisations. Gardez les derniers jours pour les inscriptions, les achats et le briefing final.
- Quand envoyer l’adresse d’un concert secret ?
- Envoyez l’itinéraire secret entre 3 et 7 jours avant le concert, selon le niveau de confidentialité souhaité. Donnez les informations pratiques nécessaires sans diffuser l’adresse plus largement que prévu.
- Quand installer la sonorisation pour un concert ?
- Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez ensuite du temps pour tester les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les moniteurs et chaque alimentation électrique.
- Combien de boissons prévoir pour un concert secret ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de la glace et gardez une réserve accessible pour éviter une rupture pendant le concert.
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