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Geheimkonzert organisieren: die Checkliste

Ein Geheimkonzert braucht zwei Pläne: einen sichtbaren Ablauf für das Team und eine diskrete Kommunikation für das Publikum. Reserviere die Location und die Tontechnik früh, bestätige Künstler und Genehmigungen und verschicke die geheime Route erst, wenn die Anmeldung feststeht. Am Veranstaltungstag zählen funktionierende Stromanschlüsse, sicher verlegte Kabel, ein vorbereiteter Künstlerraum und ein klarer Check-in. Diese Checkliste führt dich in der Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Tonmaterial reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Künstler bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Geheime Route teilen

  • Programm bestätigen

  • Einkaufsliste erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Künstlerbriefing versenden

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Publikumsbereich einteilen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Check-in-Tisch vorbereiten

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Sicherheitsroute freimachen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    3 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen prüfen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Programm ankündigen

  • Publikumsbereich kontrollieren

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Locationschlüssel abgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 12
  • Laptop
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • ArbeitslampenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 10

Dekoration

  • Wegweiser-SchilderAnz. 6
  • ArmbänderAnz. 100
  • TischdekorationAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Reinigung

  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • GehörschutzAnz. 100

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die geheime Route erst nach der Anmeldefrist fest und teile sie spätestens 24 Stunden vor Beginn mit den bestätigten Gästen. So bleiben Änderungen bei Location oder Programm beherrschbar.
  • Plane den Technikaufbau mit mindestens 3 Stunden Vorlauf. Prüfe Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Monitore einzeln, bevor das Publikum eintrifft.
  • Kontrolliere alle Stromanschlüsse vor dem Aufbau und sichere Audiokabel sowie Verlängerungskabel mit Kabelmatten. Arbeitslampen brauchst du besonders für den Aufbau und den Abbau bei wenig Licht.
  • Stelle den Check-in-Tisch mindestens 45 Minuten vor dem Einlass bereit. Armbänder, Wegweiser, Gästeliste und Informationen zu Ernährungswünschen sollten dort griffbereit liegen.
  • Kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle zusätzlich Teller, Besteck, Serviertabletts und mindestens einen Flaschenöffner bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Location für ein Geheimkonzert reservieren?
Reserviere die Location idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Plane vor der Einladung mindestens einen Besichtigungstermin ein, damit Publikumsbereich, Stromanschlüsse und Aufbauzeiten geklärt sind.
Wann soll ich die Einladungen für ein Geheimkonzert verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 7 bis 10 Tagen. Die geheime Route solltest du erst nach der Bestätigung und spätestens 24 Stunden vor dem Konzert teilen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Technikaufbau?
Plane mindestens 3 Stunden für Beschallung, Beleuchtung und sichere Kabelführung ein. Für einen vollständigen Soundcheck mit Künstlern solltest du zusätzlich 60 Minuten reservieren.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Geheimkonzert?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 bis 2 weitere pro Person und Stunde. Kühle die Getränke mindestens 2 Stunden vorher und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche bei den Snacks.

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