Checklist voor een goed georganiseerde schrijfwedstrijd
Een schrijfwedstrijd organiseren vraagt meer dan een schrijfopdracht en een jury. Je legt eerst de regels, planning en beoordeling vast en regelt daarna inschrijvingen, locatie en materialen. In de laatste week controleer je deelnemers, dieetwensen, prijzen en juryafspraken. Op de dag zelf moeten registratie, tafels, schrijfmaterialen en beoordelingsformulieren klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Schrijfopdracht bepalen
2 personen
Juryleden uitnodigen
Locatie reserveren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Juryafspraken bevestigen
Prijzen bestellen
Bevestigingen versturen
Deelnemerslijst controleren
Catering bestellen
Wedstrijdmateriaal inkopen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Regels en programma printen
Beoordelingsformulieren printen
Certificaten invullen
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen controleren
Materialen per tafel verdelen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Opening en uitleg geven
2 personen
Schrijfopdracht uitdelen
3 personen
Schrijfwedstrijd begeleiden
4 personen
Tijdwaarschuwingen geven
Inzendingen innemen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Inzendingen aan jury geven
2 personen
Jurybeoordeling begeleiden
4 personen
Publiekslezingen begeleiden
2 personen
Uitslag voorbereiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongepubliceerde inzendingen archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Registratietafel
- Jurytafel
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Schenkkanaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draagbare speaker
Kantoorartikelen
- Schrijfblokkenaantal 60
- Balpennenaantal 100
- Potlodenaantal 60
- Gummenaantal 30
- Puntenslijpersaantal 10
- Klembordenaantal 10
- Enveloppenaantal 70
- Documentmappenaantal 10
- Tafelnummersaantal 8
- Stembriefjesaantal 60
- Stembus
- Notitieblokken juryaantal 6
- Markeerstiftenaantal 12
- Plakbandaantal 4
- Scharenaantal 4
- Badgehoudersaantal 60
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafellopersaantal 8
- Prijzentafelbord
Verlichting
- Tafellampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Veger en blikaantal 2
- Dweilset
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg wedstrijdregels, schrijfopdracht en beoordelingscriteria uiterlijk 6 weken vooraf vast. Vermeld ook de maximale woordlengte, schrijftijd, inleverwijze en manier waarop de jury omgaat met gelijke scores.
- Nodig juryleden minstens 4 weken vooraf uit en bevestig hun afspraken nogmaals in de laatste week. Stuur één briefing met het programma, de beoordelingsformulieren en de gewenste aankomsttijd.
- Sluit inschrijvingen niet pas op de wedstrijddag. Controleer de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf en leg per deelnemer een naamkaartje, schrijfblok, pen en eventueel andere schrijfmaterialen klaar.
- Regel catering pas nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Bestel voor koffie en water niet alleen servies, maar controleer ook het koffiezetapparaat, de waterkoker, koelboxen, verlengsnoeren en stekkerdozen.
- Open de locatie minimaal 90 minuten vooraf. Zet eerst registratie- en jurytafel klaar, verdeel materialen per tafel en controleer daarna de geprinte regels, het programma, de beoordelingsformulieren, certificaten en prijzen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schrijfwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. In die periode kun je regels vastleggen, een locatie reserveren, juryleden uitnodigen, inschrijvingen openen en prijzen bestellen.
- Wanneer moet de inschrijving voor een schrijfwedstrijd sluiten?
- Laat de inschrijving 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd sluiten. Zo kun je de deelnemerslijst controleren, dieetwensen verzamelen en naamkaartjes en materialen per deelnemer voorbereiden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een schrijfwedstrijd op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie en de opbouw. Reken op extra tijd als tafels, stoelen, registratie, jury en schrijfmaterialen nog uit verschillende ruimtes of dozen moeten komen.
- Wat moet de jury krijgen bij een schrijfwedstrijd?
- Geef elk jurylid een jurybriefing, beoordelingsformulier en notitieblok. Leg deze materialen uiterlijk 30 minuten voor de start op de jurytafel, zodat de beoordeling direct na het inleveren kan beginnen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!