Schreibwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Schreibwettbewerb braucht mehr als eine Schreibaufgabe und eine Jury. Du musst Regeln, Anmeldung, Raum, Material und die Bewertung so vorbereiten, dass am Veranstaltungstag niemand nachfragen muss. Plane die wichtigsten Entscheidungen mindestens sechs bis acht Wochen vorher und prüfe die Teilnehmerzahl kurz vor dem Termin erneut. Diese Checkliste führt dich von der Ausschreibung bis zum Aufbau der Tische und der Ausgabe von Zertifikaten und Preisen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Spielregeln festlegen
2 Personen
Schreibaufgabe festlegen
2 Personen
Jurymitglieder einladen
Location reservieren
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Jurytermine bestätigen
Preise bestellen
Bestätigungen versenden
Teilnehmerliste prüfen
Catering bestellen
Wettkampfmaterial kaufen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Regeln und Programm drucken
Bewertungsformulare drucken
Zertifikate ausfüllen
2 Personen
Jurybriefing vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Preise prüfen
Materialien pro Tisch verteilen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Wettkampfmaterial bereitlegen
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Eröffnung und Erklärung geben
2 Personen
Schreibaufgabe austeilen
3 Personen
Schreibwettbewerb betreuen
4 Personen
Zeitwarnungen geben
Einreichungen annehmen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Beiträge der Jury übergeben
2 Personen
Jurybewertung begleiten
4 Personen
Publikumsvorträge betreuen
2 Personen
Ergebnis vorbereiten
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise und Zertifikate überreichen
3 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Unveröffentlichte Einsendungen archivieren
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- Jurytisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaraffeAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
Büromaterial
- SchreibblöckeAnz. 60
- KugelschreiberAnz. 100
- BleistifteAnz. 60
- RadiergummisAnz. 30
- BleistiftspitzerAnz. 10
- KlemmbretterAnz. 10
- UmschlägeAnz. 70
- DokumentenmappenAnz. 10
- TischnummernAnz. 8
- StimmzettelAnz. 60
- Wahlurne
- Notizblöcke JuryAnz. 6
- MarkerAnz. 12
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- BadgehalterAnz. 60
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- TischläuferAnz. 8
- Preistischschild
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Kehrschaufel und BesenAnz. 2
- Wischset
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Regeln, Schreibaufgabe und Bewertungsmaßstäbe fest, bevor du das Anmeldeformular erstellst. So fragen Teilnehmende später nicht nach Abgabefrist, Textlänge oder Bewertungskriterien.
- Bestätige Jurytermine spätestens zwei Wochen vor dem Wettbewerb und bereite ein kurzes Jurybriefing vor. Lege für jedes Jurymitglied Bewertungsformulare, Notizblöcke und einen eigenen Stift bereit.
- Bestelle Preise und drucke Zertifikate nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe die Namen anhand der Teilnehmerliste mindestens sieben Tage vorher und lege Umschläge oder Dokumentenmappen für die Ausgabe bereit.
- Plane pro Schreibplatz einen Schreibblock, mindestens einen Kugelschreiber sowie Bleistift, Radiergummi und gegebenenfalls einen Spitzer ein. Verteile das Material vor Beginn auf die Tische, damit die Registrierung nicht ins Stocken gerät.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Start. Stelle Registrierungstisch, Jurytisch, Tische und Stühle auf, prüfe Verlängerungskabel und Lautsprecher und fülle Wasser, Tassen sowie Catering vor dem Eintreffen der Teilnehmenden auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Schreibwettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Regeln, Schreibaufgabe, Location und Jury. Verschicke die Einladungen danach und schließe die Teilnehmerliste etwa sieben Tage vor dem Termin.
- Was braucht jeder Teilnehmer bei einem Schreibwettbewerb?
- Plane pro Person mindestens einen Schreibblock und einen Kugelschreiber ein. Zusätzlich solltest du Bleistift, Radiergummi und einen Spitzer als Reserve bereithalten, damit fehlendes Material den Wettbewerb nicht unterbricht.
- Wann sollte die Jury für einen Schreibwettbewerb feststehen?
- Bestätige alle Jurymitglieder spätestens zwei Wochen vor dem Wettbewerb. Das Jurybriefing, die Bewertungsformulare und die Sitzordnung sollten mindestens drei Tage vorher fertig sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Schreibwettbewerb?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Jurybereich und Materialverteilung. Plane zusätzlich 15 Minuten für einen Technik- und Ablaufcheck ein.
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