Schoolrun organiseren: checklist voor een soepele wedstrijddag

Een schoolrun vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een startmoment. Leg eerst de datum, goedkeuring van de school, locatie en vergunningen vast. Daarna regel je inschrijvingen, toestemmingen, categorieën en een haalbare vrijwilligersindeling. Controleer de route op locatie en werk de start- en finishzones uit, zodat deelnemers, verkeersregelaars en EHBO weten waar ze moeten zijn. Op de wedstrijddag zelf draait alles om duidelijke startlijsten, zichtbare routeaanduiding en een laatste controle van het weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Evenementdatum vastleggen
2 personen
Schooldirectie goedkeuring vragen
2 personen
Hardlooproute bepalen
3 personen
Route op locatie controleren
3 personen
Routevergunning aanvragen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Locatie en lokalen reserveren
Start- en finishzones indelen
3 personen
Afstanden vaststellen
2 personen
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
Inschrijfformulier maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Toestemmingen controleren
2 personen
Startnummers samenstellen
3 personen
Startlijsten afdrukken
2 personen
Vrijwilligers indelen
3 personen
Vrijwilligers informeren
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
EHBO-team instrueren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Wedstrijdregels publiceren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Prijzen en medailles klaarzetten
2 personen

Event

Route uitzetten
8 personen
Verkeersafzettingen plaatsen
6 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Inschrijftafels inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opstellen
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Waterpost inrichten
3 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Kleedruimtes openen
2 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Deelnemers naar startvakken sturen
4 personen
Openingswoord verzorgen
Startsein geven
2 personen
Doorgang bij kruispunten bewaken
8 personen
Deelnemers onderweg begeleiden
10 personen
Finishregistratie bijhouden
4 personen
Finishers medailles geven
4 personen
Water uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks serveren
4 personen
Deelnemers opvangen
4 personen
EHBO verlenen
2 personen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Verkeersafzettingen verwijderen
6 personen
Routeborden ophalen
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Meubilair opruimen
5 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
6 personen
Sanitair en lokalen schoonmaken
4 personen
Servies en materialen reinigen
4 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen tellen en controleren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Start- en finishgegevens archiveren
2 personen
Uitslagen met deelnemers delen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 4
Afzethekkenaantal 20

Sportmateriaal

Startnummersaantal 400
Startnummerbandjesaantal 400
Medaillesaantal 400
Routepijlenaantal 50
Kilometerbordjesaantal 10
Markeerkegelsaantal 80
Lintenaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 12
Fluitjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 30
Startpistool
Finishboog
EHBO-koffersaantal 3
IJscompressenaantal 20
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 8
Laptopaantal 2
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Herbruikbare bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Waterdispensersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 weken vooraf met de schooldirectie, route, locatie en benodigde vergunningen. Verkeersmaatregelen en routecontroles kosten vaak meer tijd dan verwacht.
Plan de routecontrole vóór je routepijlen, kilometerbordjes en markeerkegels definitief voorbereidt. Loop de volledige route na en controleer kruisingen, smalle passages en de plek van de finishboog.
Sluit inschrijvingen uiterlijk 7 dagen voor de schoolrun als je startnummers, startlijsten en categorieën rustig wilt verwerken. Verzamel tegelijk toestemmingen en dieetwensen.
Maak per taak een aanspreekpunt en informeer vrijwilligers, verkeersregelaars en het EHBO-team minstens 1 week vooraf. Zet telefoonnummers en de taakverdeling ook op klemborden bij de start.
Test speakers, microfoon, mengpaneel, printer en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor. Leg voor de start een aparte tafel klaar voor inschrijving, startnummers en eventuele laatste wijzigingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een schoolrun organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met de datum, schoolgoedkeuring, locatie, route en vergunningen. Open de inschrijving daarna zodra de afstanden, categorieën en wedstrijdregels vaststaan.
Wanneer moet ik de routevergunning voor een schoolrun aanvragen?: Vraag de routevergunning en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur minimaal 8 weken voor de wedstrijddag. Controleer de route daarna nogmaals op locatie voordat je de routeborden voorbereidt.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een schoolrun?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 dagen voor de start. Dan heb je tijd om aanmeldingen, toestemmingen en dieetwensen te verwerken en startnummers en startlijsten te maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schoolrun?: Dat hangt af van de route en het aantal kruisingen, maar plan minimaal één vrijwilliger per bemande post en extra mensen voor inschrijving, start, finish en EHBO. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedereen een vaste taak.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.