Schulweg organisieren: die Checkliste für Planung und Ablauf

Ein Schulweg-Lauf braucht mehr Vorbereitung als eine freie Strecke und ein Startsignal. Zuerst müssen Schulleitung, Route und Verkehrsmaßnahmen geklärt werden, danach folgen Anmeldung, Kategorien und Einsatzpläne. In den letzten Wochen vor dem Termin werden Startnummern, Streckenschilder und Helfer eingeteilt. Diese Checkliste führt dich durch die 71 Planungsschritte und erinnert an Material, das am Veranstaltungstag oft zu spät geprüft wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Veranstaltungsdatum festlegen
2 Personen
Genehmigung der Schulleitung einholen
2 Personen
Laufstrecke festlegen
3 Personen
Strecke vor Ort prüfen
3 Personen
Routen-Genehmigung beantragen
Verkehrsmaßnahmen beantragen
Veranstaltungsort und Räume reservieren
Start- und Zielbereiche einteilen
3 Personen
Abstände festlegen
2 Personen
Teilnehmerkategorien festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Startnummern zusammenstellen
3 Personen
Startlisten drucken
2 Personen
Freiwillige einteilen
3 Personen
Freiwillige informieren
2 Personen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Erste-Hilfe-Team einweisen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Spielregeln veröffentlichen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern sortieren
3 Personen
Preise und Medaillen bereitstellen
2 Personen

Event

Route festlegen
8 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
Anmeldetische einrichten
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Wasserstation einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Umkleideräume öffnen
2 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmer zu den Startblöcken schicken
4 Personen
Eröffnungsrede halten
Startsignal geben
2 Personen
Durchgang an Kreuzungen sichern
8 Personen
Teilnehmer unterwegs begleiten
10 Personen
Zielerfassung führen
4 Personen
Finisher-Medaillen ausgeben
4 Personen
Wasser verteilen
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Obst und Snacks servieren
4 Personen
Teilnehmer empfangen
4 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Ergebnisse prüfen
3 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Verkehrsabsperrungen entfernen
6 Personen
Wegweiser abholen
4 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Möbel wegräumen
5 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Abfall sammeln
6 Personen
Sanitäranlagen und Räume reinigen
4 Personen
Geschirr und Materialien reinigen
4 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Materialien zählen und prüfen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Start- und Zieldaten archivieren
2 Personen
Ergebnisse mit Teilnehmenden teilen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 4
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20

Sportmaterial

StartnummernAnz. 400
StartnummernbänderAnz. 400
MedaillenAnz. 400
WegweiserAnz. 50
KilometertafelnAnz. 10
MarkierungskegelAnz. 80
BänderAnz. 10
StoppuhrenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 12
PfeifenAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 30
Startpistole
Zielbogen
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
KühlkompressenAnz. 20
RettungsdeckenAnz. 10
EinweghandschuheAnz. 100

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
MobiltelefoneAnz. 8
LaptopAnz. 2
Drucker

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
Mehrweg-TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
WasserspenderAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
Handfeger und KehrblechAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LED-LampenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Start- und Zielbereiche spätestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe die Route anschließend zu Fuß und beantrage erforderliche Genehmigungen sowie Verkehrsmaßnahmen, bevor Einladungen verschickt werden.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Kategorien, Abstände und Spielregeln feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular, damit die Verpflegung nicht erst in der letzten Woche angepasst werden muss.
Plane Helfer nach Aufgaben statt nur nach Gesamtzahl ein: Verkehrsregler, Erste-Hilfe-Team, Anmeldung, Start und Ziel brauchen eigene Einweisungen. Informiere alle mindestens 7 Tage vorher über Treffpunkt, Schicht und Zuständigkeit.
Bereite Startnummern, Startnummernbänder, Startlisten und Streckenmaterial mindestens 3 Tage vor dem Lauf vor. Lege Wegweiser, Kilometertafeln, Markierungskegel und Bänder nach der Route sortiert bereit.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere am Veranstaltungstag Strom, Lautsprecher, Mikrofon, Drucker und Powerbanks. Ein Reserveplan für Zelte, Zielbereich und Kommunikation verhindert hektische Änderungen kurz vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schulweg-Lauf planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Schulleitung, Strecke, Räume, Routen-Genehmigung und Verkehrsmaßnahmen klären.
Wann sollte die Anmeldung für den Schulweg öffnen?: Öffne die Anmeldung erst, wenn Teilnehmerkategorien, Startabstände und Spielregeln festgelegt sind. Plane dafür mindestens 3 bis 4 Wochen Anmeldezeit ein.
Wann müssen Helfer für den Schulweg eingeteilt werden?: Teile die Helfer spätestens 2 Wochen vorher nach Aufgaben ein und informiere sie mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Verkehrsregler und das Erste-Hilfe-Team brauchen zusätzlich eine kurze Einweisung.
Was muss man am Tag vor dem Schulweg-Lauf prüfen?: Kontrolliere 24 bis 48 Stunden vorher die Wettervorhersage, Streckenschilder, Startnummern, Startlisten und die Technik. Lade Mobiltelefone und Powerbanks und lege Material für Start, Ziel und Anmeldung getrennt bereit.

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