Schoolmusical organiseren: checklist van plan tot voorstelling

Een schoolmusical organiseren vraagt meer dan rollen verdelen en repeteren. Je regelt tegelijk de zaal, cast, kaartverkoop, techniek, kostuums, decor, catering en de begeleiding van vrijwilligers. Begin met datum, zaal en begroting; werk daarna toe naar repetities, productie en een duidelijke voorstellingsdag. Met deze checklist houd je 69 taken en 75 benodigdheden bij elkaar, zodat je minder snel tegen ontbrekende microfoons, onafgemaakte kostuums of te late boodschappen aanloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal vastleggen
2 personen
Musical en cast bepalen
4 personen
Vergunningen en afspraken controleren
2 personen
Begroting en ticketprijs vaststellen
2 personen
Rollen en repetitiedata plannen
3 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Kaartverkoop en gastenlijst bijhouden
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Programma en zaalindeling maken
2 personen
Decorontwerp uitwerken
3 personen
Rekwisietenlijst samenstellen
2 personen
Kostuums passen en labelen
4 personen
Lichtplan maken
2 personen
Geluidsplan maken
2 personen
Decor en rekwisieten maken
6 personen
Kostuums compleet maken
4 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Laatste repetitie houden
8 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Decoronderdelen klaarzetten
4 personen

Event

Zaal en nooduitgangen controleren
2 personen
Techniek testen
3 personen
Licht instellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Decor opbouwen
6 personen
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Cateringtafel opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kassa en entree inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Kaartjes controleren
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Eerste voorstelling begeleiden
6 personen
Pauzedranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Zaal tussentijds controleren
2 personen
Tweede voorstelling voorbereiden
5 personen
Publiek opnieuw ontvangen
4 personen
Tweede voorstelling begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Garderobe afronden
2 personen
Kas afsluiten
2 personen

Nazorg

Decor afbreken
6 personen
Rekwisieten sorteren
3 personen
Kostuums verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Techniek afkoppelen
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende kostuums retourneren
2 personen
Zaalinventaris terugzetten
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 200
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 6
Kleedkamerstoelenaantal 24

Servies

Glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Taartvorkjesaantal 220
Messenaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messen voor keukenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 4
Decorpanelenaantal 12
Decoratieve plantenaantal 8
Kunstbloemenaantal 20
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonnenlintaantal 4
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Touwaantal 4
Kartonplatenaantal 30
Acrylverfaantal 12
Kwastenaantal 20
Verfrollersaantal 6
Schilderstapeaantal 8
Lijmpistolenaantal 4
Lijmsticksaantal 40
Nietmachinesaantal 4
Nietenaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Kabelgotenaantal 12
Naamlabelsaantal 100
Kledinghoezenaantal 40
Kledinglabelsaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Hapjesschalenaantal 12
Broodmandenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Servettenaantal 500
Tafelkledenaantal 12
Menukaartenhoudersaantal 8
Thermometeraantal 2
Boodschappen

Tips

Leg datum en zaal zo vroeg mogelijk vast en controleer direct welke vergunningen, geluidsafspraken en zaalregels gelden. Plan daarna de repetitiedata rond schooluren en reserveer ruimte voor een generale repetitie.
Maak vóór de kaartverkoop een begroting met zaal, techniek, decor, kostuums en catering. Bepaal vervolgens de ticketprijs en houd reserveringen, betalingen en de gastenlijst in één overzicht bij.
Plan kostuumpassen niet alleen voor de hoofdrollen. Label elk kledingstuk per leerling en leg uiterlijk vóór de technische repetitie vast welke rekwisieten en decorstukken in welke scène nodig zijn.
Test licht, geluidsplan, draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en HDMI-kabels vóór de generale repetitie. Leg verlengkabels klaar en wijs één persoon aan die tijdens de voorstelling techniek beheert.
Bereken catering per verwacht aantal gasten en controleer servies, koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen vóór je boodschappen doet. Print het draaiboek en de vrijwilligersinstructies minimaal één dag vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolmusical organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 maanden vóór de voorstelling met datum, zaal, musical, cast en begroting. Reserveer de laatste 4 weken voor decor, kostuums, techniek, kaartverkoop en de generale repetitie.
Wanneer plan je de repetities voor een schoolmusical?: Plan de eerste repetitiedata direct nadat de rollen zijn verdeeld, meestal 3 tot 4 maanden vóór de voorstelling. Zet in de laatste 2 weken minimaal één volledige doorloop met decor, kostuums, muziek en microfoons.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een schoolmusical?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige sprekers en de beschikbare wisselmogelijkheden. Test dit uiterlijk 2 weken vooraf met de draadloze microfoons, microfoonstatieven, het mengpaneel en de luidsprekers.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een schoolmusical starten?: Start de kaartverkoop zodra datum, zaal, ticketprijs en voorstellingstijden definitief zijn, doorgaans 4 tot 6 weken vóór de voorstelling. Werk de gastenlijst wekelijks bij en sluit reserveringen enkele dagen vooraf af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.