Checklist pour organiser une comédie musicale scolaire

Une comédie musicale scolaire demande plusieurs mois de préparation, même pour une représentation d’une seule soirée. Commence par confirmer la date, la salle, les autorisations et la distribution, puis fixe le calendrier des répétitions. Les costumes, le décor, le son et l’éclairage doivent être testés avant la dernière semaine. Cette checklist t’aide aussi à ne pas oublier la billetterie, les besoins alimentaires, les consignes des bénévoles et l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
2 personnes
Déterminer la comédie musicale et la distribution
4 personnes
Vérifier les autorisations et les accords
2 personnes
Définir le budget et le prix du billet
2 personnes
Planifier les rôles et les dates de répétition
3 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Gérer la billetterie et la liste des invités
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Créer le programme et l’agencement de la salle
2 personnes
Élaborer le design du décor
3 personnes
Établir la liste des accessoires
2 personnes
Essayer et étiqueter les costumes
4 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Établir le plan sonore
2 personnes
Créer le décor et les accessoires
6 personnes
Compléter les costumes
4 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Organiser la répétition générale
8 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Préparer les éléments de décor
4 personnes

Événement

Vérifier la salle et les sorties de secours
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Monter la décoration
6 personnes
Installer les accessoires
3 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Monter la table de catering
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Encadrer la première représentation
6 personnes
Servir les boissons de pause
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Vérifier la salle en cours d’événement
2 personnes
Préparer la deuxième représentation
5 personnes
Accueillir à nouveau le public
4 personnes
Accompagner la deuxième représentation
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Fermer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter le décor
6 personnes
Trier les accessoires
3 personnes
Rassembler les costumes
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Débrancher le matériel technique
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les costumes empruntés
2 personnes
Remettre le mobilier de salle en place
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 200
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Tables de logeqté 6
Chaises des vestiairesqté 24

Vaisselle

Verresqté 220
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Fourchettes à gâteauqté 220
Couteauxqté 80

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux pour la cuisineqté 6
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Louchesqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 4
Panneaux décoratifsqté 12
Plantes décorativesqté 8
Fleurs artificiellesqté 20
Guirlandes en papierqté 12
Ballonsqté 200
Ruban à ballonsqté 4
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8
Cordeqté 4
Plaques de cartonqté 30
Peinture acryliqueqté 12
Pinceauxqté 20
Rouleaux à peintureqté 6
Ruban de masquageqté 8
Pistolets à colleqté 4
Bâtons de colleqté 40
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Attaches-câblesqté 100
Goulottes de câblesqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Housses à vêtementsqté 40
Étiquettes de vêtementsqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de snacksqté 12
Corbeilles à painqté 6
Filtres à caféqté 100
Serviettesqté 500
Nappesqté 12
Présentoirs à menusqté 8
Thermomètreqté 2
Courses

Conseils

Bloque la date et la salle avant d’annoncer le spectacle : prévois ensuite un calendrier de répétitions avec les rôles, les responsables et les dates de filage.
Teste les microphones sans fil, les pieds de micro, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur portable, les câbles HDMI et les rallonges au moins 7 jours avant la représentation.
Fais essayer et étiqueter les costumes plusieurs jours à l’avance. Prévois les portants à vêtements, les tables de loge et les chaises des vestiaires pour accélérer les changements.
Imprime le déroulé et prépare les consignes des bénévoles avant le jour J. Indique notamment qui gère la billetterie, la liste des invités, les coulisses et l’accueil.
Calcule les quantités de catering après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé les inscriptions. Vérifie la liste des courses au plus tard 2 jours avant, puis achète les produits périssables la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une comédie musicale scolaire ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois. La date, la salle, les autorisations et la distribution doivent être confirmées au début, tandis que les répétitions, les costumes et la technique s’étalent ensuite sur plusieurs semaines.
Quand faut-il commencer les répétitions d’une comédie musicale scolaire ?: Commence généralement 8 à 12 semaines avant la représentation. Réserve les dernières 2 semaines aux filages avec décor, accessoires, costumes, musique, son et éclairage.
Quand envoyer les invitations pour une comédie musicale scolaire ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant le spectacle, avec la date, l’horaire, la salle et les modalités de réservation. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de finaliser la billetterie et le catering.
Que faut-il prévoir pour la technique d’une comédie musicale scolaire ?: Prévois au minimum les microphones, pieds de micro, haut-parleurs, table de mixage, ordinateur portable, câbles HDMI et rallonges nécessaires à la salle. Fais un test complet au moins 7 jours avant et garde une personne responsable du son le jour J.

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