Schulmusical organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulmusical braucht mehrere Abläufe gleichzeitig: Proben, Kostüme, Requisiten, Technik, Einlass und Verpflegung. Kläre zuerst Termin, Saal, Stück, Besetzung und Budget, bevor du Einladungen verschickst oder Material kaufst. In den letzten Tagen entscheiden ein getesteter Licht- und Tonplan, beschriftete Kostüme und ein ausgedrucktes Drehbuch darüber, ob der Abend ruhig startet. Plane außerdem Helfer für Garderobe, Umbauten, Catering und Gästeliste ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Saal festlegen
2 Personen
Musical und Besetzung festlegen
4 Personen
Genehmigungen und Absprachen prüfen
2 Personen
Budget und Ticketpreis festlegen
2 Personen
Rollen und Probenzeiten planen
3 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Ticketverkauf und Gästeliste führen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Programm und Raumaufteilung erstellen
2 Personen
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
Requisitenliste zusammenstellen
2 Personen
Kostüme anprobieren und beschriften
4 Personen
Lichtplan erstellen
2 Personen
Schallkonzept erstellen
2 Personen
Dekor und Requisiten herstellen
6 Personen
Kostüme vervollständigen
4 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
Freiwilligenanweisungen erstellen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
Generalprobe abhalten
8 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Dekorationsteile bereitstellen
4 Personen

Event

Saal und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Technik testen
3 Personen
Licht einstellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Dekor aufbauen
6 Personen
Requisiten bereitstellen
3 Personen
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
Catering-Tisch aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Eintrittskarten kontrollieren
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Erste Vorstellung begleiten
6 Personen
Pausengetränke servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
Saal zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Zweite Vorstellung vorbereiten
5 Personen
Publikum erneut empfangen
4 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikum verabschieden
4 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Deko abbauen
6 Personen
Requisiten sortieren
3 Personen
Kostüme einsammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Technik abkoppeln
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Kostüme zurückgeben
2 Personen
Saalinventar zurückstellen
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 200
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 6
UmkleidestühleAnz. 24

Geschirr

GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
TortengabelnAnz. 220
MesserAnz. 80

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8
ScherenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Messer für die KücheAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 4
DekorplattenAnz. 12
Dekorative PflanzenAnz. 8
KunstblumenAnz. 20
PapiergirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonbandAnz. 4
KlebebandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
KartonplattenAnz. 30
AcrylfarbeAnz. 12
PinselAnz. 20
FarbrollenAnz. 6
AbdeckbandAnz. 8
HeißklebepistolenAnz. 4
KlebestifteAnz. 40
TackerAnz. 4
HeftklammernAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
KabelkanäleAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
KleiderhüllenAnz. 40
KleideretikettenAnz. 60

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
HäppchenplattenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 6
KaffeefilterAnz. 100
ServiettenAnz. 500
TischdeckenAnz. 12
MenükartenhalterAnz. 8
ThermometerAnz. 2
Einkäufe

Tipps

Lege Saal und Sitzplan früh fest: Sobald du Stühle, Klapptische, Barhocker und Umkleidebereiche einplanst, ändern sich Wege, Sichtlinien und die benötigte Technik.
Plane Proben nicht nur für Szenen, sondern auch für Übergänge. Reserviere mindestens eine vollständige Durchlaufprobe mit Licht, Funkmikrofonen, Lautsprechern, Musikdateien und Requisiten.
Beschrifte Kostüme nach Rolle und Szene und halte Ersatznadeln, Scheren und Kleiderständer bereit. Unbeschriftete Kleidungsstücke werden besonders am Aufführungstag schnell vertauscht.
Teste Laptop, HDMI-Kabel, Mischpult, Mikrofonständer und Verlängerungskabel im Saal, nicht nur an einem Schreibtisch. Lege Musik und Drehbuch zusätzlich offline beziehungsweise ausgedruckt bereit.
Berechne Catering erst nach Rückmeldung zu Anmeldungen und Ernährungswünschen. Prüfe Gläser, Teller, Besteck, Thermoskannen und Serviertabletts spätestens eine Woche vor der Aufführung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulmusical organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Stück, Besetzung und Budget. Technik, Kostüme, Requisiten und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verbindlich geplant sein.
Wie viele Proben braucht ein Schulmusical?: Plane neben den regulären Rollenproben mindestens eine vollständige Durchlaufprobe und eine Technikprobe ein. Der komplette Ablauf sollte spätestens 2 bis 3 Tage vor der Aufführung einmal mit Licht, Ton, Musik und Umbauten getestet werden.
Wann sollte man Einladungen für das Schulmusical verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Aufführung. Setze den Rückmeldetermin 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit Gästeliste, Sitzplätze, Cateringmengen und Ernährungswünsche noch angepasst werden können.
Was muss am Tag der Schulmusical-Aufführung bereitliegen?: Halte mindestens 2 Stunden vor Einlass Drehbuch, Musikdateien, Kostüme, Requisiten und Technik vollständig bereit. In dieser Zeit können Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Licht und die Wege zwischen Bühne, Umkleide und Publikum geprüft werden.

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