Schoolmusical organiseren: checklist van plan tot voorstelling

Een schoolmusical organiseren vraagt meer dan een script en een podium. Je regelt tegelijk de zaal, voorstellingen, kaartverkoop, repetities, kostuums, decor, rekwisieten en techniek. Begin met datum en zaal, en werk daarna toe naar een vast repetitie- en productieschema. In het plan staan 74 taken en 65 spullen, zodat ook publieksstoelen, microfoons, podiumspots, servies en kabels niet pas op de speeldag worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal bevestigen
2 personen
Voorstellingen plannen
3 personen
Kaartprijzen vaststellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Kaartverkoop registreren
2 personen
Reservering zaal vastleggen
Reservering licht en geluid maken
Script en muziek verzamelen
2 personen
Rolverdeling vastleggen
3 personen
Repetitieschema verspreiden
2 personen
Kostuums inventariseren
3 personen
Kostuums aanpassen
3 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Decorpanelen maken
5 personen
Decor schilderen
5 personen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Muziek en cues testen
3 personen
Microfoons controleren
2 personen
Publieksindeling maken
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Vrijwilligersinstructies afdrukken
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad servies controleren
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
6 personen
Generale repetitie uitvoeren
15 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kleding en rekwisieten inpakken
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Zaalvloer vrijmaken
4 personen

Event

Decor naar zaal brengen
6 personen
Podium en decor opbouwen
6 personen
Publieksstoelen opstellen
5 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Licht en geluid testen
3 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten klaarzetten
3 personen
Spelers laten schminken
4 personen
Spelers omkleden
4 personen
Instructie publieksbegeleiders geven
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kaartcontrole uitvoeren
2 personen
Eerste voorstelling begeleiden
6 personen
Pauzedrankjes serveren
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Zaal tussentijds controleren
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
6 personen
Pauzebuffet serveren
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Decor en rekwisieten afbreken
6 personen
Techniek uitschakelen
3 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
5 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Decor en materialen opslaan
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Kostuums wassen
3 personen
Restanten controleren en opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 3
Garderoberekkenaantal 4
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Podiumblokkenaantal 12
Decorpanelenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 140
Mokkenaantal 40
Gebaksbordjesaantal 120
Papieren servettenaantal 300
Theelepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 12
Laptop
Afspeellijstcontroller
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
LED-slingersaantal 6
Reserve-ledlampenaantal 10

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenlintaantal 4
Feestslingersaantal 12
Decoratief doekaantal 6
Podiumgordijnenaantal 2
Plantenbakkenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Serveerbladenaantal 10
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Snijplankmattenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, zaal en het aantal voorstellingen vroeg vast. Reserveer licht en geluid niet pas wanneer de repetities al bezig zijn; zonder die bevestiging kun je het lichtplan en de microfooncues niet betrouwbaar testen.
Verwerk kaartverkoop en aanmeldingen in één overzicht. Noteer per voorstelling de reserveringen en verzamel dieetwensen uiterlijk een week voor het publieksmoment, zodat catering en zitplaatsen niet op het laatste moment wijzigen.
Plan naast repetities ook technische repetities. Test muziek, cues, draadloze microfoons, mengpaneel, luidsprekers en laptop minstens één volledige doorloop vooraf; controleer dan ook verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape.
Maak kostuums, decorpanelen en rekwisieten onderdeel van het repetitieschema. Inventariseer wat al beschikbaar is en pas kostuums tijdig aan, want een ontbrekend kledingstuk of decorstuk valt vaak pas tijdens een doorloop op.
Werk de publieks- en vrijwilligersinformatie af vóór de laatste week. Druk programma’s, naamkaartjes en vrijwilligersinstructies op tijd en zet publieksstoelen, garderoberekken, afvalbakken en klaptafels klaar volgens de publieksindeling.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet je een schoolmusical organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de eerste voorstelling met datum, zaal en voorstellingen. Plan daarna de repetities, kaartverkoop, kostuums, decor en techniek in vaste stappen.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een schoolmusical starten?: Start de kaartverkoop ongeveer 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Houd per voorstelling de reserveringen bij en sluit de verwerking uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling af.
Wanneer test je het geluid en de microfoons van een schoolmusical?: Doe een volledige technische test minimaal 7 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de speeldag. Test per microfoon de verbinding, batterijen, standplaats en verstaanbaarheid via het mengpaneel.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een schoolmusical?: Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor podiumblokken, decorpanelen, podiumspots, lichtstatieven en geluidsapparatuur. Plan daarna nog 1 tot 2 uur voor cues, muziek, microfoons en publieksindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.